買収による戦略的成長で知られるAccess Information Management Corporation（Access）は、新しい会社を統合するための手作業と労働集約的なプロセスという課題に直面していました。これらのプロセスを合理化し、強化するために、Accessは、プロジェクト管理へのアプローチに革命をもたらした動的なプロジェクト管理ツールであるSmartsheetに注目しました。

Accessのグローバル統合管理ディレクターであるJeni Hinds氏は、買収した事業のさまざまな機能分野を親会社に統合するという複雑な仕事を任されていました。目標は、統合を効果的に管理しながら、シームレスなクライアントエクスペリエンスを維持することでした。Smartsheet導入以前は、チームはExcelスプレッドシートとSharePointに依存していましたが、これらは扱いにくく、プロジェクトマネージャーは年に1件か2件の統合プロジェクトしか扱えませんでした。

SmartsheetとAccessのワークフローの導入は、大きな転換点となりました。Smartsheetのダッシュボード、レポート、プロジェクト管理機能により、同社はすぐに改善を実感しました。マネージャーが扱える統合プロジェクトは年10〜12件に増加し、5〜12倍に拡大。Hinds氏自身の生産性もわずか4力月で60%向上しました。プロジェクトマネージャーは戦術的な役割からより戦略的な役割に移行し、全体像に焦点を当て、複数のプロジェクトを容易に管理できるようになりました。

Accessのマーケティング部門もSmartsheetの機能の恩恵を受けました。孤立したカレンダーをSmartsheetのカレンダーと予算作成のテンプレートに置き換えることで、チームはさまざまなマーケティングキャンペーン全体の可視性とコラボレーションを向上できました。

さらに、Accessのダイバーシティーとインクルージョンへの取り組みでは、Bridge by Smartsheetが強力な味方となりました。Bridgeにより、Smartsheet内の主要なドキュメントを翻訳する自動ワークフローが可能になり、異なる母国語を話す従業員とパートナー間の言語ギャップを埋めることができました。この機能はコミュニケーションを円滑にするだけでなく、文化を受け入れるという会社の価値観が強化されました。

Access全体でSmartsheetの導入が進み、プロフェッショナルサービス、プロジェクト管理オフィス、会計、カスタマーケアなどのさまざまな部門で活用されるようになっています。Smartsheetの直観的なデザインは広範な使用を促進し、従業員がプロセスにもっと関与し、変更について積極的に知らせる文化ももたらされました。

Accessのストーリーは、適切なプロジェクト管理ツールが生産性を向上させるだけでなく、企業の目標と価値をサポートできることを証明しています。SmartsheetはAccessにとって不可欠なツールとなり、成長を効果的かつ包括的に管理できるようになりました。

出典：Smartsheet