4EFは、オランダに拠点を置くテクノロジーコンサルティングサービスで、製造業者の業務最適化の支援を専門としています。同社は、ERP、ビジネスインテリジェンス、クラウドベースのホスティングを統合し、クライアントへのテクノロジー投資を最大化するカスタムソフトウェアソリューションを作成することで知られています。4EFは、プログラミングからプロジェクト管理までの役割をやりくりするチームとともに、製造業務の理解と改善に深く関わっています。

4EFのプロジェクトポートフォリオマネージャー兼テクニカルコンサルタントであるMaaik Meijerink氏は、彼らの役割は顧客の現在の業務と戦略的目標との間のギャップを埋めることであると説明します。このプロセスには、かなりの時間と多数のタスクが伴います。しかし、4EFの既存の作業管理ツールは十分な機能を備えておらず、プロジェクトの管理とビジネスの成長に困難が生じていました。プロジェクトのステータスをリアルタイムで把握できないことが特に問題点であり、タイムラインや予算に影響を与える可能性のある情報に基づいた意思決定が行われないリスクがありました。

4EFは作業管理と自動化機能の強化を約束するプラットフォームであるSmartsheetにたどり着きました。Smartsheetの導入により、4EFはプロジェクトのレポート作成とリソース計画のプロセスを合理化できました。現在、同社はいつでもプロジェクトの計画時間と実際の時間を比較できるため、プロジェクトマネージャーやクライアントはより適切な情報に基づいた意思決定を行うことができます。

Smartsheetを4EFのワークフローに統合することで、顧客との透明性とコミュニケーションが向上しただけでなく、Microsoft Power BIなどの他のツールとのシームレスな統合も可能になりました。これにより、時間とコストが大幅に節約されました。「1力月以内に、これまでの全ての年よりも多くの洞察を得ることができました。コスト、戦略的決定、社内外のコミュニケーションの面でより効率的になりました。実際、私たちは全体的な効率が50%向上しました」（Meijerink氏）

Smartsheetの利点は、社内の効率化だけにとどまりません。お客様は、さまざまなプロジェクトセグメントにわたる時間の配分など、詳細なプロジェクトデータに簡単にアクセスできるようになりました。このプラットフォームの共同機能により、4EFチームはメモを作成し、タスクを割り当て、情報を効率的に共有できるようになり、データを1回入力するだけで済むという利点も得られます。

Smartsheetが4EFの運営に与えたプラスの影響は、財務上の利益にもつながりました。同社は、プロジェクト管理サービスだけで年間60,000ユーロの収益増加が見込まれています。この効率の向上により、チームメンバーは付加価値のある活動に集中できるようになり、ビジネスの成長に貢献しました。

出典：Smartsheet