- Smartsheetを使用して内部プロセスを合理化し、1営業日でPO要求の45%を承認
- ITチームがSmartsheet Center of Excellenceを設立し、さまざまな部門向けのソリューションを構築
- Smartsheetの自動化と拡張性が世界的な拡大をサポートし、チーム間のコラボレーションを向上
1977年にフランスで設立されて間もなく、Balt Groupは世界初の神経血管介入装置の1つを導入しました。46年後、Baltは10カ国に700人の従業員を抱える世界的な医療機器メーカーに成長しました。同社は現在、医師や医療機関と緊密に連携して、脳卒中やその他の神経血管疾患を治療するための医療機器を開発しています。
会社が成長を続けるにつれて、ITチームはその成長をサポートするソリューションをより迅速に構築して展開する必要がありました。「私たちは人々の症状の治療を支援するために製品をタイムリーに提供する必要があるため、それをサポートする社内ソリューションをセットアップすることが非常に重要です。それが私たちがイノベーションのリーダーであり続ける方法でもあります」とBalt社のグローバルオペレーション担当ITディレクター、Kheng Ang氏は語っています。エンタープライズリソースプランニング（ERP）ソリューションを含む、同社の既存のエンタープライズシステムには、ITに必要な機敏性が欠けていました。「ERPシステムを変更するには非常に時間がかかり、使いやすいものでもありませんでした」（Ang氏）
Baltの社内システムもコラボレーションにはあまり適していませんでした。「私たちは世界中に製造、流通、営業所の異なるグループを持っており、全員がプロジェクトに関するコミュニケーションにスプレッドシートとメールを利用していました。私たちはプロセスの一貫性をさらに高めたかったのです」（Ang氏）
Ang氏と彼のチームは2021年に、最初はプロジェクト管理のためにSmartsheetを使い始めました。Ang氏は、「プロジェクトを合理化し、コラボレーションを向上させるために、Smartsheetの使用を開始しました。最終的に、Smartsheetでソリューションの構築を開始し、パワーユーザープログラムを展開しました」と説明してくれました。その後、ITチームは独自のSmartsheet Center of Excellenceを社内に設立し、さまざまな部門向けのソリューションを構築し、Smartsheetを企業のエンタープライズシステムポートフォリオに導入しました。「私たちは今では会社のソフトウェアプロバイダーのようなもので、Smartsheetが私たちのメインツールです」（Ang氏）
BaltがSmartsheetで作成した最初の全社的なソリューションの1つは、製造原材料から従業員のラップトップに至るまで、あらゆるものに対する社内購入要求を管理する発注要求システムでした。Ang氏によると、「以前は、購入リクエストはメールまたはスプレッドシートのフォームで承認されていました。このプロセスでは2人の承認者のみがサポートされており、より多くの部門が承認者を使用し始めるにつれて、承認者の増加をサポートする必要がありました」ということです。Baltは、Smartsheetの自動ワークフローを使用して、新しい購買依頼システムを構築しました。システムは最大8人の承認者をサポートし、どの承認者に購入リクエストフォームを送信するかを自動的に決定します。さらにAng氏は、「今では、このプロセスは適切なチームによる適切なレビューと承認を得ています。また、当社のERPシステムにも組み込まれているため、財務部門がプロセスを追跡して、全てが期日通りに支払われていることを確認できます。最初に米国で新しいシステムの使用を開始し、他のチームからフィードバックを得た後、世界的に展開しました」」と語っています。購買依頼ソリューションは、Smartsheetドキュメントジェネレーターを利用して、デジタル承認者の署名を含む承認された購買依頼のPDFを自動的に作成し、それが発注書になります。
Baltはまた、Smartsheet WorkAppsを使用してITチケット発行アプリをSmartsheetと迅速に統合。ITスタッフが1カ所を使用してITサポートチケットを管理し、会社のナレッジベースで情報を検索できるようにしました。「十分に優れた、ユーザーフレンドリーなITチケット発行プラットフォームがありませんでしたが、Smartsheetがそれを変えてくれました」と、Ang氏は指摘しています。また、Ang氏は、チケットの推定待ち時間を表示するERPダッシュボードも作成しました。これにより、内部ユーザーは、チケットがいつ処理されるかを知ることができます。現在、ITチームはアプリを通じて毎月170件のサポートチケットを受け取ります。
また、Balt ITチームはSmartsheetで人事向けのソリューションを構築し、従業員のオンボーディングおよびオフボーディングのプロセスを合理化しました。Smartsheetの使いやすさを利用して、求人システムとIT発券アプリを作成および展開。「Smartsheetは非常にユーザーフレンドリーで、会社のソリューションを迅速に構築するためのプラットフォームを提供します。Smartsheetは、ソフトウェアエンジニアでなくても簡単に構築できるローコードツールです。一例として、基本的に開発経験のない私のチームの若手アナリストが、全く問題なく1力月以内にプロジェクトを構築してくれました」（Ang氏）
BaltのビジネスリーダーにとってもSmartsheetは使いやすく、Smartsheetダッシュボードを使用して購入要求を迅速に確認して承認します。「購買申請ツールは、当社の最高経営責任者が効果的に使用できるように、十分に使いやすいものである必要がありました。これはモバイルデバイスで簡単に実行できることです」（Ang氏）
新しいSmartsheet購入申請ソリューションを使用することで、Baltは購入申請の45%を1営業日以内に承認し、5営業日以内にほぼ100%を承認することができました。「Smartsheetで購買依頼をより迅速に承認できるということは、ビジネスがより迅速に進むことを意味し、最終的には製品を完成させて予定通りに顧客に届けることができます。以前は紙とメールを使用していましたが、このプロセスの効率を追跡するための指標がありませんでした。現在では、承認者が2人ではなく最大8人になったにもかかわらず、はるかに効率的になりました。これは、当社の購買チームが承認を得るために時間を無駄にする必要がなくなったことも意味します」（Ang氏）
Smartsheetの自動ワークフローにより、地理的に分散したBaltスタッフ間のコラボレーションも向上しました。「Smartsheetは、世界中のプロセスを自動化できる素晴らしいコラボレーションツールです。以前は、さまざまなチームの従業員がメールやチャットアプリケーションを介して共同作業する必要がありましたが、現在ではSmartsheetソリューションで作業し、特定の日付までにタスクが完了しない場合はアラートが自動的に誰かに通知するため、タスクを簡単に完了できます」（Ang氏）
Baltは現在、世界的に事業を拡大しており、内部プロセスを改善するための迅速かつ革新的な方法を模索しています。同社は、Smartsheetがこれらの計画をサポートできると確信しています。Ang氏は、「Smartsheetで構築したソリューションについて心配する必要はありません。1人のユーザーから始めて、すぐに数百のユーザーに拡大する必要がある場合、このソリューションは私たちに合わせて拡張し、成長できると確信しています」と語っています。