1世紀以上の経験を持つ地域の屋根工事会社であるAmerican Roofing & Metalは、条件付きロジックを備えたSmartsheetのドキュメントビルダーとフォームビルダーの実装を通じてビジネスプロセスを変革しました。このテクノロジーにより、同社は購買、雇用、管理業務を専門化して迅速化することができ、時間とコストの大幅な節約につながりました。

American Roofing社のエグゼクティブバイスプレジデントであるRob Waite氏は、急速な成長に対応するために会社のITインフラを拡張するという課題に直面していました。従来のノウハウとスプレッドシートへの依存は、もはや持続可能ではなくなりました。同社は3年前にプロセスにSmartsheetを導入。特にドキュメント生成と重複データ入力の問題に対処する機能により、業務に大きな変革がもたらされました。

ドキュメントビルダー機能は、American Roofingの発注書（PO）の処理方法を変革しました。以前のプロセスでは、発注書はベンダーにファックスで送信され、電話で注文を確認し、納品日を確定する必要があり、数日かかる場合がありました。現在、管理者はワンクリックで発注書をベンダーに直接メールで送信でき、ベンダーは自動システムを通じて受領を確認し、配達日を選択できます。これにより、ほとんどの発注プロセスを完了するのにかかる時間が1時間未満に短縮され、スタッフをより生産的なタスクにアサインできるようになりました。さらに、材料を常に在庫しておくのではなく製造業者に低価格で一括発注できるようになり、コストを節約することができました。

また、American Roofingでは、ドキュメントビルダーは新入社員向けの内定通知書の迅速な作成にも使用されています。候補者はその効率性に驚くことが多く、新入社員の研修にかかる時間も短縮されています。Smartsheetがあれば、高価な人事情報システムに投資する必要はないとも判断されています。

Waite氏はまた、Smartsheetの条件付きロジックをフォームで活用して、現場のモバイルデバイスでのデータ入力の精度と速度を向上させています。これにより、長いフォームの複雑さが解消され、エラーの可能性が減少しました。さらに、Smartsheetダッシュボードは、カスタマイズされたレポートとさまざまな関係者への可視性を提供し、企業の専門性とプロジェクトを効果的に管理する能力の強化に貢献しています。

フォームによって重要なデータの入力が簡単になったことにあわせて、Waite氏はSmartsheetダッシュボードでレポートを関係者ごとにカスタマイズしています。上級管理職向けにはプロジェクトのステータスを明確に示し、潜在的な問題を早期にフラグ付けして、作業スケジュールの乱れやコスト超過につながる前に対処しています。管理スタッフ向けにカスタマイズされたタスクダッシュボードでは、1日の論理的なワークフローを作成し、タスクに優先順位を付けています。管理者は最も重要なプロジェクトの状況をより明確に把握できます。大手ゼネコン向けには、生産率、写真、その他の重要な詳細を含む週次作業進捗レポートを作成し、全員に情報を提供。顧客が重要なプロジェクトを把握できるだけでなく、American Roofingのプロフェッショナル性も演出しています。

「屋根工事は土壇場で行われるため、できるだけプロフェッショナルに仕上げる時間を見つけるのは難しいのです。Smartsheet は、特に書類処理に関して、お客様のニーズに迅速に対応できるだけでなく、お客様が受け取るサービスの品質も向上させてくれました。特にサプライヤーにとっては、当初認識していたよりもずっと戦略的で分析的な対応をしていると認識され、私たちの印象がさらに大きくなったように感じています」（Waite氏）

出典：Smartsheet