Smartsheet Overachieverで費用対効果の高い自動化ソリューションを構築する

StarbucksのシニアプロジェクトマネージャーのKelly Drakeさんには、”Smartsheet Overachiever”、ジェダイの騎士（フォースが共にあらんことを）、そしておそらく最も正確には、デジタルトランスフォーマーなど、数多くの名前があります。

「私は、仕事のやり方をどのようにデジタルに変えることができるか、人々に考えてもらうのが大好きです」とKellyさんは言います。「何かが今のままだからといって、それがあるべき姿であるとは限りません」。

2017年にスターバックスに入社したKellyさんが初めてSmartsheetに出会ったとき、当初は、ExcelやGoogle Sheetsのように制限があるのではないかと、半信半疑だったそうです。その代わり、彼女は学習、効率、絶え間ない改善に対する情熱と一致するプラットフォームを発見しました。

アイデアが膨らむ

KellyさんをSmartsheetに連れてくるには、少しのナイトロが必要でした。Starbucksのナイトロコールドブリューは、今では全ての店舗で飲むことができますが、数年前、この製品はまだ小規模なチームによってテストされている段階でした。数百のテスト店舗はSharepointのリストに収容されていましたが、Kellyさんは建築関係のベンダーが別のプラットフォームで回路図を作成していることに気付きました。

「私は、工事の更新をメールからSharepointのリストに移していたのですが、そのベンダーに Smartsheetを使ってみないかと尋ねたのです。それから、メールでの更新をやめることができると思いました。アプリの知識は、会社だけでなく、部門を超えた幅広いチーム全体に自然と広がり、ちょっとした好奇心さえあれば誰でもSmartsheetのジェダイの騎士になれることが証明されました」とKellyさんは話しました。

さらに上を目指す

Kellyさんは、グローバルグロース＆コンセプト部門のプロジェクトマネージメント組織（PMO）で、店舗開発における大規模な取り組みやイノベーションプロジェクトを管理しています。2019年、彼女のチームは、全米の店舗にNitro Cold Brewの機器を導入することを任されました。Smartsheetを使用することで、わずか12か月で4,300店舗への設置を完了し、米国内100%の店舗に到達することができたのです。

「Smartsheetのおかげでローコード、ノーコードの環境でも機能するため、私はある意味一人の女性技術者チームのようなものです」と彼女は言います。チームが変更を必要とする場合、私はわずか数時間でそれを実行することができるので、プロジェクトが遅れることはありません。

複雑な時代に、より良い方法を見出す

2020年初頭、Kellyさんはニトロプロジェクトを終了しようとしていた。COVID-19が出現し、米国とカナダの9,000以上の店舗で、バリスタと顧客の安全を守るために個人防護具が必要であることが明らかになりました。この規模のプロジェクトは、以前ならそれほど複雑ではなかったのですが、今では、どの店舗が営業中か休業中か、また営業再開の予定があるかどうかなどを、調整するチームが知る必要があり、より一層複雑になっています。このダイナミックな状況を考えると、毎日Excelに書き出すだけでは十分ではありません。

KellyさんはSmartsheetを使用して、利用可能な情報を取得し、わずか2日間で自動化された環境を構築しました。この設計では、状況の変化に応じて情報を更新し、迅速な出荷の必要性が生じた場合には、フラグを立てることができるようになりました。毎週月曜日には、店舗の注文に関する自動化されたレポートがサプライヤーにメールで送信されました。

「Data Shuttleを使用して毎日の出荷追跡情報をアップロードし、Smartsheetの自動化機能を活用して店舗の状況を管理し、地区マネージャーに警告を発して、店舗の再開に不可欠な情報をリアルタイムに提供しました」と Kellyさんは説明します。

「自動化によって、チームはテクノロジーでは対応できない戦略的思考を必要とする、より複雑な問題に集中することができます」。

Kellyさんが構築したSmartsheet環境の結果、広範なプロジェクトチームは2名の人員をデーター入力から解放し、より優先度の高い業務に再集中させることができるようになりました。驚くべきことに、費用対効果を分析した結果、Smartsheetのデザインはパンデミックの初期に 1,000万ドルのプラスのビジネス効果をもたらし、Starbucksは予測よりも早く店舗を再開することができたのです。

デジタルトランスフォーメーション以外では、Kellyさんは、シアトル・サウンダーズの熱狂的なファンであり、グルメであり、旅行が大好きです。パイクプレイスマーケットの近くに住んでおり、観光客がこのマーケットで最高のものを見つけられるよう手助けをするのが楽しみです。COVID-19が一段落したら、また旅に出て、新しいレストランや醸造所、ワイナリーを訪れたいと思っています。

Smartsheet Overachievers の他のメンバーを紹介します。また、Smartsheet コミュニティに参加して、ケリーのような他のメンバーからさらに多くのヒントを得てください。