導入事例 : McGraw Hill

学生にオンラインでの学びを提供するためにSmartsheetが活用されています。

McGraw Hillのシンポジウムチームが、Smartsheetプラットフォームを通じて取得した正確なデータを活用して、どのように数十のプロセスを管理し意思決定を促しているかをご覧ください。

現代の学生はインターネットとともに成長し、どのデバイスからでも簡単にアクセスできる教材、課題、チュートリアルなど、デジタルな教育体験を求めています。eラーニングのリーダー出版社のMcGraw Hillは、学生がより効率的かつ効果的に学習できるオンラインの宿題および学習管理プラットフォームであるConnect™により、こうした期待に応えようとしています。

「McGraw Hillは130年の歴史を持つ企業です。出版社のビジネスモデルは、伝統的に教科書などの印刷物に重点を置いてきました。しかし、学習の方法は変化し、教え方も変わりました。多くのデジタルツールやテクノロジーを持つ今どきの学生には、彼らの学習方法に合ったソリューションやサービスを提供する必要があるのです」（McGraw Hillイベント管理コンサルタントMegan Gates氏）

Connect™は、ウェブベースの課題や評価、自動採点ツール、電子書籍、学生に個別の学習体験を提供するアダプティブラーニングテクノロジーを備えています。このプラットフォームを普及させ、デジタルネイティブではない講師が技術を習得できるようにするため、Gates氏とそのチームはシンポジウムイベントを開催しています。このイベントには、Connect™の新規ユーザーと経験豊富なユーザーが集まり、実践的なワークショップやフォーカスグループ、製品のフィードバックセッションが行われます。Gates氏は、これを効果的に運営するために、4人のイベントチームが全米で年間120のイベントを開催できるようなツールを必要としていました。

「eラーニング企業として、私たちは技術的に先進的なソリューションを使用する必要があります。より速く、市場競争力を維持するためには、プロセスを自動化する必要があるのです」（Gates氏）

「スーパークイック＆イージー」

McGraw Hillの招待制シンポジウムでは、教育関係者が直面している課題について話し合い、生徒の学習効果を高めるためのアイデアを共有することができます。また、アダプティブラーニングやゲームベースの学習など、新しい教育技術やテクノロジーにも触れることができます。イベントの多くは、数学、コミュニケーション、生物学などの学問分野に特化しており、教育者がすぐに教室に取り入れることができる、分野固有のリソースやツールを提供しています。

Smartsheetはシンポジウムの開催プロセスを簡略化し、Gates氏とそのチームが常に数十のイベントを簡単に管理できるようしました。参加者がサードパーティーのイベント管理プラットフォームを通じてシンポジウムに申し込むと、その登録情報がイベントシートに取り込まれ、イベントが満員になったときや、参加者がワークショップ前のプロジェクトやアンケートを返信したときに、リアルタイムの自動アラートが表示されるようになっています。チームのトラベルパートナーであるAmerican Expressは、シンポジウムごとにフライトや列車のオプションを共有シートで提供し、ゲイツとそのチームはメールに埋もれることなく旅行の予約を選択、承認できるようになりました。ダッシュボードには、全体予算に対するパフォーマンスと、各イベントの経費のトラッキングが表示されます。

シンポジウムの開催中、Gates氏と彼女のチームは、これまでのようにスケジュールやロジスティクスを追跡するために重い資料ファイルを持ち歩く代わりに、モバイルデバイスでSmartsheetイベントシートにアクセスできます。Gates氏は最近のイベントで、レストランに移動する参加者を整理していたところ、ある参加者がいないことに気づきました。彼女は、Smartsheetモバイルアプリの連絡先から直接彼の携帯電話に電話をかけ、彼が夕食を抜けたことを確認することができ、残りのパーティーを遅らせたり誤って誰かを置き去りにしたりせずにすみました。

「200人もの人をケアする場合、連絡先情報に一目でアクセスできなければなりません。Smartsheetで気に入っているのは、アプリを開いて名前を検索すれば、シートが何枚あっても、例え百種類のイベント用のシートがあっても、とても簡単にすぐに見つけられることです」（Gates氏）

よりよい意思決定のために

Gates氏とそのチームは、シンポジウムを管理するための技術的ソリューションの検討に際し、プロジェクト管理ツールの機能性とスプレッドシートの使いやすさが必要であると考えました。予算額だけでなく、締切日までの進捗状況、獲得した顧客リードの数、コンバージョン率など、定量的な指標でプログラムを評価する必要があるため、データの測定は非常に重要でした。

「データに基づいた意思決定ができるのは、データだけです。データは、さまざまな形で私たちにストーリーを伝えてくれます。予算、イベント開催数、教育関係者数、カスタマージャーニーでの位置付け、そして最終的な費用対効果など、さまざまな情報をデータから得ることができます。そのため、さまざまなシートからデータを取り出し、営業、製品チーム、財務、そして経営陣が使用できるシンプルなグラフィックやダッシュボードにまとめることができることは、非常に大きな意味を持ちます。Smartsheetのおかげで、社内業務だけでなく、製品開発においても、より多くの情報に基づいた意思決定ができるようになりました」（Gates氏）

Smartsheetを使用することで、イベントチームは赤・黄・緑の分類を使用して、一目で問題領域にフラグを立てることができます。支出カテゴリーを分解し、ダッシュボードで視覚的に表現することで、現在のパフォーマンスと投資収益率の両方がエグゼクティブに即座に表示され、数字を計算するための追加の手順を必要としません。情報が一元管理されているため、ユーザーは現在の状況を示す最新のレポートを引き出すことができ、年内の支出管理や来年のイベント計画について、十分な情報に基づいて意思決定を行うことができます。

「毎日、最新のデータを見ることができるので、全てのイベントへの参加状況をよりよく把握することができます。そうでなければ、ただお金を浪費していることになります。毎日収益を確認し、プロセスを即座に知らせることができる私は、おかげでよいリーダーでいられるというわけです」（Gates氏）

Smartsheet は、Gates氏と彼女のチームが時間や予算を守り、社内の意思決定者に対して完全な透明性を確保しながら仕事を進めることに貢献しています。また、全国を飛び回る彼らの生活をより快適なものにしています。

「このチームは出張が多いため、イベント参加の準備を整えておく必要があります。Smartsheetは、私たちが組織的に行動するのに非常に役立っています。また、締め切りの管理、タイムラインの追跡、予算の管理にも役立っています。全員が計画通りに進めば、成功は約束されたようなものです」（Gates氏）