生成AIはSmartsheetユーザーの効率をどう向上するか

人工知能は最近たくさんの見出しになっています。Smartsheetでは、AIを活用して顧客を支援してきましたが、私たちがさらにChatGPTやDALL-Eなどの新しい、いわゆる生成AI ツールを使って、お客様がより効率的で創造的になり、共同作業に関連する多くの手動タスクを排除するお手伝いをするやり方をご紹介します。この投稿では、SmartsheetではAIにどう取り組んでいるか、特にこれらの新しい形のAIに焦点を当てて説明します。

AIを使ってお客様の問題を解決するということ自体は、Smartsheetにとって新しいアイデアではありません。ホームページの「Suggested Items」（おすすめアイテム）を強化するレコメンド用のAIや、Smartsheetのデジタルアセット管理プラットフォームである Brandfolderの画像からあらゆる種類の情報を抽出する高度な画像認識AIなどを通じ、当社のお客様は既に毎日その恩恵を受けています。ロゴなどを自動的に検出して、コンテンツプロセスをさらに効率化するカスタムAIモデルも構築しています。

新しいのは、ファウンデーションモデルと呼ばれる強力なAIモデルのクラスです。これは人間が作成したコンテンツとほとんど見分けがつかないコンテンツを生成できます。こうしたファウンデーションモデルは、コンテンツを生成できるため、これまで以上に効率的に人間が幅広いタスクを実行できるようにする、新しいAIの時代を定義するものです。

これらのモデルとの対話は、話すかタイプするだけで簡単に実行できます。例えば、Smartsheetに関するブログ記事のタイトルを書いたり、宇宙服を着たパンダの画像を作成したりするようにモデルに指示すると、魔法のようにそれが生成されます。OpenAI製品からのモデル出力の例を以下に示します。

ご想像の通り、これらのツールは非常に強力であり、人々の働き方、創造性、コラボレーションの方法に革命をもたらす可能性のある使い道がたくさんあります。そして、お客様とパートナーは明らかにこれらのツールの威力を既に認識しています。ChatGPTを使っているお客様から、Smartsheet用のChatGPTベースのインテグレーションを構築しているAchievanやAMXなどの高度な数式やパートナーを提案する声が寄せられています。ある顧客は、ChatGPTを使ってBridge by Smartsheet用のカスタムJavascriptモジュールを作り、ビジネスのワークフローの高度化を実現する方法を見せてくれました。ChatGPTは、記述したコードのドキュメントも作成します！

ですから、私たちもこれらの新しいツールについて皆さんと同じように興奮しているのです。他の新しいツールと同様に、ツールの力を適切に活用し、隠れた落とし穴を回避するために、それらを使う方法をガイドするいくつかの原則を知れば利益を得られます。Smartsheetの新しいAIベースの機能を開発する際には、いくつかの指針となる原則を採用しました。

価値観を維持する：何よりもまず、AIを倫理に沿って活用します。つまり、コンテンツが作成されたときにコンテンツの帰属を正しく示し、AIが人間のバイアスを自動化しないようにすることを意味します。
顧客の信頼を維持する：顧客は私たちがデータを保護し、常に透過的に行動すると信頼しています。私たちは顧客データを共用せず、いつAIを使うかについて常に公開します。
人間がより多くのことを行えるようにする：私たちの基本的な使命は、誰もが有意義な変化を推進できるようにすることです。AIは、誰もがより創造的で、独創的で、影響力を持てるようにするのに役立つ優れた方法です。私たちの目標は、単調で反復的な作業を大幅に減らして、人間の可能性をより効果的に引き出すことです。
顧客中心であること：「ハンマーを持っていると、全てが釘のように見える」（固定概念や成功体験から特定の手段に固執すると、問題の本質を正しく捉えられなくなる）という古い格言があります。AIは新しいテクノロジーのトレンドなので、単にAIを活用するのではなく、お客様のニーズに焦点を合わせて、AIを使ってお客様を支援する方法を決めるつもりです。
ユニークであること：近い将来、大量のチャットボットが製品に追加されるだろうというのが私の予想です。私たちは、Smartsheetが独自の優れた価値をお客様に提供できる分野に力を注ぐ予定です。

この原則を念頭に置いて、私たちが投資しているいくつかの分野を紹介します。これは、あなたとあなたの組織がより効率的で創造的になることを支援し、退屈なことを排除して、人間だけができることに集中できるようにするためのものです。

どんな方法が…？

Smartsheetは、驚くべきことを可能にする強力なプラットフォームです。しかし時には、具体的な質問ができる知識豊富な専門家が隣にいたら、と思うこともあるでしょう。例えば、「予算で資本的支出の対象を償却する計算式はどのように書けばいいですか？建設プロジェクトを追跡する最良の方法は？SAPからSmartsheetにデータを取り込むにはどうすればよいですか？」というように聞ける相手がそばにいればいいのに、と思うでしょう。

私たちは、Smartsheetのどこでもこうした質問に答えられるように、ChatGPTのようなモデルに投資しています。いつでもどこでも、特定のニーズをサポートするパーソナルなSmartsheetアシスタントを想像してください。それが私たちが、AIとの連携で解放しようとしている力です。

今後、このような支援技術を深く取り込み、「どうすればよいですか？」から「こうしてください」へと進化させていく予定です。例えばAIが、現在のシートのデータをもとに数式をカスタマイズし、あなたが手作業で更新することなく、AIが直接シートを更新できるような機能を想定しています。また別の例として、この技術を使い、特定のプロセスのニーズについてあなたと会話し、それを解決するためのカスタムソリューションを作ることで、あなたがすぐに始められるようにします。

ほぼ30年前のMicrosoftのClippy（訳注：Office製品に実装されていたヘルプアシスタント）の時代から、テクノロジー業界の人々はこの種のことを約束してきましたが、新しいモデルは、実際に提供できるほど十分に優れていると思います。そのためには、AIと連携していることを明確にすることでお客様の信頼を維持し、常にフィードバックのループがあることで、うまくいっているときや、もっとシームレスに統合できるところを知ることができるようにすることが重要です。

生成イメージでコンテンツの創造的な活用を可能にする

このデジタル時代において、コンテンツは、企業が顧客にどう自分たちをアピールするかに大きな役割を担っています。コンテンツを使って美しいダッシュボードを作成したり、キャンペーンを作成したり、テンプレートをカスタマイズしたりしているSmartsheetユーザーは、コンテンツの作成を常にデザイナーに依頼する必要がないよう、セルフサービスの方法を必要としています。

DALL-E 2のようなモデルには画像間の生成機能があり、コンテンツユーザーはデザイナーの手を借りずに簡単な画像関連の作業を行うことができます。これにより、クリエイティブチームは年間数千時間を節約し、チームが必要とするコンテンツを迅速に入手できるようになります。

フルスクリーンで統一されたコンテンツ体験で、お客様がレビュー、リサイズ、ファイル変換、小さなAI編集を行うことができれば、チームの作業効率を高めることができるでしょう。

商品画像から背景を削除します。

「前景に建物を追加」などのテキスト入力の説明に基づいて、画像の小さな部分を編集します。

特定のブランドのスタイルに合わせて画像の色とトーンを変更します。

画像からオブジェクトを取得し、生成AIを使ってそれを他の画像（実際の画像または生成された画像）にシームレスに配置することで、既存の画像から新しい画像を作成します。

とはいえ、AIによって生成された画像のこの領域は、多くの論争の対象となっていますが、私たちの基本原則は、この種の技術を使用する際の指針になります。私たちが重視しているのは、デザイナーに頼らずとも、どんなユーザーでも既存の画像に簡単に手を加えることができるよう促すことであり、ゼロから新しい画像を作ることではありません。私たちは、これらの強力なツールを活用して、お客様のデジタル資産に合わせてカスタマイズされたブランドイメージの作成を行い、常にベストを尽くせるようにする方法を検討しています。

AIと関数式で強力なワークフローを実現

お客様からは、非構造化コンテンツと連携してビジネスワークを推進する必要性について、いつもお話をいただいています。例えば、手作業によるデータ入力に基づく一貫性のない日付で埋められたシートがあるとします。または、メールからコピーされた一連の注文リクエストがあるとしましょう。このような入力から情報を抽出する効率的な方法が必要です。例えば、特定のフォーマットで統一された日付のセットや、商品名と数量のリストなどです。

あるいは、新製品に関する情報が列挙されたシートがあり、その生データを150字以内の商品説明文のリストに変換する必要があるとします。おそらく、これら全てを、いくつかの異なる言語に翻訳しなければならないでしょう。

情報が既にシートに含まれている場合もあれば、毎年Smartsheetにアップロードされる何億もの添付ファイルの１つに含まれている場合もあります。いずれにせよ、それは顧客が有意義な変化を推進するためにマイニングして使いたいと考える情報の宝庫です。

私たちは、Smartsheet Formulasの力をAIと組み合わせて、これらのシナリオを実現する大きなチャンスがあると考えています。Smartsheet Formulasを使って、セルの内容を調べたり、生のテキストから電話番号を抽出したりできるように取り組んでいます。テキストを別の言語に変換し、150字に要約します。

同様に、いくつかのセルの内容を調べて、１つの製品または1000個の製品のドラフト製品説明を一度に生成できる関数式を作成できます。

いかがでしょうか。これらは、できることのほんの一例です – 可能性は無限大なのです。Smartsheetの強力な数式と、情報を抽出して新しいコンテンツを作成するAIの機能を組み合わせることで、多くの一般的なタスクを大幅に簡素化できる豊富な機会が生まれます。

情報をまとめて共有する

お客様が行う作業の多くは、チームメンバーやステークホルダーとのシームレスなコミュニケーションを中心としています。最近発行された「Future of Work Management」レポートによると、人々が仕事を可視化できない場合、37％は既に完了した仕事を再度繰り返している、27％が不要・無関係な仕事を切り捨てている、23％が古い情報・誤った情報を送信してしまっていると報告しています。

Smartsheetは、みなさんがダッシュボードを参照できるようにすることで、更新メールや状況共有ミーティングをなくしたいと考えていますが、現実には、可視性を維持するために、みなさんはまだプロジェクトの進捗状況を要約する必要がある場合があります。

そこで大事な点は、情報を要約することは、大規模な言語モデルが得意とすることの一つだということです。これらのモデルを使ってプロジェクトを調べ、プロジェクトに関するあらゆる種類の情報を提供する方法を模索しています。

例えば、シートの会話セクションで下された全ての重要な決定事項の要約を下書きするように求められたり、今週の仕事が予定されている全員にメールを書いて送信したりするように求められたとします。私たちは、プロジェクト、プログラム、プロセスで構造化された情報を取得し、AIを使用してそれをよりよく理解し、他の人に簡単に伝達できるようにすることで、手作業を一切行わずにそれを可能にする方法を模索しています。

AIによる私たちの未来

私たちは、生成AIで提供できるソリューションの大きな変革の最初の段階にいます。この技術の使用方法と、信頼性と手ごろな価格を実現する方法の両方について、学ぶべきことはまだたくさんあります。今は、Smartsheetとお客様にとって非常にエキサイティングな時期です。

開発が進むにつれて、Smartsheetで行っている作業が生成AIによって簡単になる新しい方法が見えてくるでしょう。変更が生じる際には、最新情報をお届けします。皆さんからのご意見もお待ちしておりますので、Smartsheetコミュニティーに参加して、Smartsheetと生成AIの将来について話し合いましょう。４月には、私たちの未来に貢献するための方法をいくつかご紹介する予定です。

Ben Canning

Senior Vice President, Product Managementに感謝の意を表します。