効率性、可視性、よりスマートな運用：プロジェクトマネージャーにとってのSmartsheetの価値

プロジェクトマネージャーは、複数の仕事を抱え、優先順位のバランスを取り、ステークホルダーとうまく付き合わなければなりません。英国の企業がハイブリッドワークと激動の経済環境を乗り切ろうと努めている中で、このプレッシャーは高まる一方です。複雑さはプロジェクトマネージャーの職務内容の一部ですが、そこに混乱は必要ないでしょう。Forresterによる最近の経済的影響の調査によると、Smartsheetはプロジェクトマネージャーがさまざまなメリットを引き出すのに役立ち、プロセスをよりスムーズにし、良い結果を達成しやすくします。

私たちはForrester Consultingに依頼して、Smartsheetを利用して横断型組織を編成している企業のTotal Economic Impact™を調査し、インタビューした顧客からの回答に基づいて、Smartsheetを３年間使用した後に見られる潜在的な利益を明らかにしました。プロジェクトマネージャーがSmartsheetから得た、効率性、可視性、より優れたリソースプランニング、財務面での見返りなどの利点を、実際のユーザーから得た有用性についての引用とともにお読みください。

より効率的なプロセス

効率的なプロセスは、仕事を成功させるための重要な要素です。Smartsheetは、調査対象のプロジェクトマネージャーがワークフローを合理化し、自動化によって貴重な時間を解放し、より効果的にコミュニケーションを取り、チームによる期限を厳守するために役立ちました。プロフェッショナルサービスの、あるシニアマネージャーは次のように述べています。

「今まで３時間かかっていたことが、瞬く間に終わるようになりました。」

Smartsheetの利用により、横断型組織はプロジェクト、ポートフォリオ、およびプログラムのセットアップに費やす時間を80%削減でき、プロセスが合理化されたことで、作業管理に関連するeメールが75%減少しました。より効率的なプロセス化による時間の節約は、Smartsheetを直接利用していない場合でも、より効率的にタスクを完了するのに役立ちます。効率の向上は単なるビジネス価値の向上ではないため、この重要性はいくら強調してもしすぎということはありません。Forresterの調査によると、手作業による管理が減れば従業員の満足度が向上し、エンドユーザーは重要な作業タスクにより集中できるのです。

「これらのツールセットの構築に費やす時間はおそらく３分の１未満であり、最終的な成果ではおそらく5倍向上しています。」 – コンピューターソフトウェア組織の大手企業プロジェクトマネージャー

可視性を得る

重要な情報を１か所にまとめられれば、通常のレポートにかけていた時間に差が出てきます。Forresterの調査によると、インタビューを受けたSmartsheet利用企業は、仕事の可視性と透明性を高め、マネージャーとリーダーシップの両方の時間を節約しています。

信頼できる唯一の情報源として、情報は１つの場所からアクセスできます。つまりプロジェクトマネージャーは、他の場所での情報追跡や、最新バージョンの追跡に時間を費やす必要がないのです。リアルタイムの更新されたダッシュボードとシートにより、プロジェクトのステータスをよりよく理解でき、その結果、レビューサイクルに費やされる時間が50%削減されました。

「あとは、データを１か所にまとめて表示できるようにし、最新の状態に保つだけです。これは、四半期の終わりに人々のグループを追跡するよりもはるかに少ない作業です。」 – テクノロジーメーカーのビジネスオペレーションリーダー

よりスマートなリソース

配信の速度と出力の品質は、チーム間で業務量がどのように管理されるかによって異なります。効果のないリソース投入は、プロジェクトの完了時間を大幅に遅らせ、チームメンバーの健康に目に見える影響を与える可能性があります。

Smartsheetを利用すれば、プロジェクトマネージャーは、適切なスタッフを適切なプロジェクトに割り当てられ、プロジェクトを完了するための十分な時間とリソースを確保できます。Forrester は、Smartsheetを利用した横断型組織が、従業員１人当たり年間40時間を節約し、以前は人員配置プロジェクトに費やしていた時間の80%を解放したことを発見しました。

「Smartsheetのおかげで、人員配置やリソースの効率化ができたと思います。なぜなら、人々の業務量がどのようなものかをよりよく理解できるようになったためです。彼らがプロジェクト計画のどこにいるのかを正確に把握し、どこに苦労しているのかを理解できます。」 – 金融サービスソフトウェア組織のディレクター

経済的利益

優れたプロセスは、組織の効率的な運営に大きな違いをもたらします。しかしあらゆるプロセスの実装に大事なのは、いかにそれをうまく行い、経済的なリターンを得られるか、ということでしょう。Forresterの調査対象企業は、Smartsheetの利用による３年間の経済的利益は、次のように見積もっています。

110万ドルのソフトウェアコスト削減。他の技術ツールや余分なライセンスを縮小する効果と追加投資なしでプロジェクトシートを可視化する効果によって達成
150万ドル + プロフェッショナルサービスの成長。プロセスの効率化により収益が増加
99万6000ドルの開発コスト削減。サードパーティーベンダーのコストと開発時間の節約

あらゆるビジネスのプロジェクト管理の課題を解決

現代のビジネスの世界で成功するために、英国の企業は適応力が必要であり、プロセスをより効率的にする方法を継続的に模索する必要があります。特に、迫り来る不況により、多くの人がより少ないリソースで。より多くのことを行う方法を既に考え始めているのです。Forresterの調査で判明したように、Smartsheetには、一般的なプロジェクト管理の課題を解決し、ビジネス価値を提供するための価値あるツールとなる多彩な機能があります。

「Smartsheetがうまく機能するのは、誰もがその多彩な機能を評価し、お互いのユースケースを見て共有したがるからです。その柔軟性と適応性は、私たちの将来にとってかけがえのない資産となるでしょう。私たちが使えば使うほど、より多くのユースケースを見つけて最適化できると分かっていますから。」 – テクノロジーメーカーのビジネスオペレーションリード

Forresterのレポート： The Total Economic Impact™ of Smartsheet　の全文をお読みください。