Portfolio WorkAppsがENGAGEで登場

組織が成長し進化するにつれて、プロジェクトリクエストの数が増加し、より多くのプロジェクトが実行のために承認されます。こうして複雑さが急速に増し、ポートフォリオマネージャーやエグゼクティブがビジネスの健全性を監視することが難しくなります。信頼できる唯一の情報源を可視化できなければ、予算やリスクやリソース割り当てについて適切な決定を下すことは不可能です。また、組織が達成しようとしている戦略的目標と目的にプロジェクトを確実に結び付けることもできません。

さらに、利害関係者がタスクからタスクへ、プロジェクトからプロジェクトへと飛び移るにつれて、最も重要な作業を見つけ、効率的に実行し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて関与し続けることは困難です。代わりに、その人たちはフォルダー、eメール、メッセージを検索して、注意が必要なプロジェクト計画やタスクを探し出します。

Smartsheetの目標の１つは、全員の働き方を改善することです。これには、組織全体でスケールして働く方法も含まれます。この目標をサポートするために、Portfolio WorkAppsの一般提供を発表できることをうれしく思います。これは、組織がより効果的に拡張およびコラボレーションするのに役立つ新機能です。

Portfolio WorkAppsは、ボタンをクリックするだけで標準化された一貫性のあるプロジェクト計画を展開できるControl Centerと、ポートフォリオ全体の詳細に１カ所でアクセスおよびレポートできるWorkAppsのシンプルさを組み合わせることによって、プロジェクトとポートフォリオの管理を合理化します。

さらに、どのPortfolio WorkAppsも、各チームメンバーに合わせたエクスペリエンスを提供します。ロール、ページ、権限は一元管理されるため、ポートフォリオマネージャーは、エグゼクティブ、PMO、ベンダー、請負業者など、さまざまなロールごとにアクセス権を指定して定義できる柔軟性があります。また、今後の状況の変化に応じて、プロジェクトをグローバルに更新し、要件にアクセスできます。

当社の運用モデルは非常に複雑であるため、当社のGlobal TransformationソリューションにはPortfolio WorkAppsを使用しました。 Potfolio WorkAppsではビューが許可されているため、組織のさまざまなレベルに、複数の地域、国、およびセグメントにまたがる特定のChange Portfolioを簡単に割り当てることができます。世界中のこのマトリックス環境は、KPI 目標を達成するために複数のイネーブラー間で依存関係を保持するStrategic Execution Roadmapを推進します。

「Portfolio WorkAppsを活用することで、特定のイニシアチブ、それを支える依存関係、まとまりのある取り組みを確保するためのリスクが存在する場所を明確に把握できるようになりました。」

Brandon Stapleton、Sodexo社Transformation ＆ Program Officeシニアディレクター

ポートフォリオレベルのレポートを表示

Portfolio WorkAppでは、左側のナビゲーションにプロジェクトアセットのリストが表示されます。これらのアイテムには、プロジェクトシート、レポート、ダッシュボード、Brandfolderリンク、リソースプラン、さらにはTableauダッシュボードなどの外部コンテンツが含まれる場合があります。

Portfolio WorkAppにポートフォリオレベルのダッシュボードを含めると、標準化されたデータ構造を使用して、プロジェクトのポートフォリオ全体で主要なパフォーマンス指標を自動的に集計できます。

また、今日のWorkAppsと全く同じように、ポートフォリオマネージャーは、テーマの色を調整してロゴを追加することで、アプリのブランディングを変更できます。

チームメンバーに合わせたエクスペリエンスを作成する

Portfolio WorkAppsを使うと、チームの全メンバーに合わせたエクスペリエンスを作れます。ポートフォリオマネージャー、エグゼクティブ、プロジェクトマネージャー、利害関係者は、単一のPortfolio WorkAppにアクセスできますが、付与されたアクセス権とプロジェクトへの関与方法に応じて異なるエクスペリエンスを得ることができます。

例えば、プロジェクトのリストを、ポートフォリオマネージャーまたは適切な権限レベルを付与された人が表示できるように設定できます。また、Control Centerで新しいプロジェクトを作成すると、Portfolio WorkAppに新しいプロジェクトとして自動的に追加されます。

Portfolio WorkAppsへのアクセスの取得

Portfolio WorkAppsは、Smartsheet Advanceの新しいControl Centerプログラムや、Control Centerが追加された Enterpriseプランで利用できます。

Portfolio WorkAppsの詳細と、それがプロジェクトチームの拡張とコラボレーションの効率化にどのように役立つかについて知りたい場合は、アカウントチームにお問い合わせください。そして最後に、ENGAGE 2022 に参加する場合は、Control Centerのブースに立ち寄り、Portfolio WorkAppsのデモをご覧ください。