Smartsheetを使ってイベントを管理する7つの方法

イベント運営は、プロジェクト運営と非常に似ていて、運営側を軽く、シンプルにすることが成功の鍵です。毎年開催している Smartsheet ENGAGE のカスタマー コンファレンスを企画、運営する際に特にいえることです。このイベントでは、グローバルな Smartsheetコミュニティが集まり、さまざまな役割や業界にわたるベストプラクティスを学び、共有します。

2017年からシアトルでENGAGEを開催し、毎年規模を倍増させています。世界的な大流行により、ENGAGE 2020をバーチャルイベントとして開催することを決定したとき、Smartsheetプラットフォームを使用して計画、追跡、およびすべての可動部分を自動化することにより、迅速かつ成功裏にピボットを行うことができたのです。

Smartsheetを導入する前は、静的なスプレッドシートを組み合わせてイベントを管理していました。それは、仕事はできるものの、非常に非効率的でした。Smartsheetを使用して、イベント制作に必要な細かい作業をすべて管理することで、時間を大幅に節約することができました。例えば、共有ワークスペースとSmartsheetダッシュボードを作成し、主要な成果物と期限を追跡して、イベントの予算、スポンサーの成果物、コンテンツ作成、需要創出計画、看板や担保、登録の追跡などを管理するための基礎となるシートを作成しました。

さらに、プレゼンターをダブルブッキングしないように、会議のアジェンダをカードビューを使ってSmartsheetで作成しました。弊社の中核となる企画チームは、常に同じページに立ち、何が予定通りなのか、何が危険なのか、可視性と説明責任を共有することができます。特に役立っているのは、イベントチームが進捗状況を共有したり、資料を追加したりする際に、それらをトラッキングシートに貼り付けて一元管理できることです。

また、グリッドビュー、ガントビュー、カードビュー、カレンダービューなど、さまざまなワークフロービューを使って成果物をトラッキングできるため、スケジュールの遅れや進み具合を簡単に確認することができます。イベントマーケティングの初心者でも、経験豊富なプロの方でも、次のイベントの計画にSmartsheetを使用する際の7つのヒントとコツが参考になることでしょう。

1. 全社的な可視性、透明性の提供

弊社は、IT部門からのサポートなしでSmartsheetダッシュボードを作成し、トップレベルのイベント指標と最新情報を組織全体で共有しました。

ダッシュボードを導入したことで、単発の質問に何度も回答する必要がなくなりました。イベントのダッシュボードにアクセスすれば、誰でもリアルタイムの指標を確認できるため、「目標に対して何人の登録があるのか」「スポンサーの売上はどうなっているのか」といった質問にも簡単に答えられるようになったのです。ENGAGEダッシュボードをご覧ください。

独自のダッシュボードを作成したい場合、Smartsheet BusinessまたはEnterpriseプランをご利用のお客様は、無料のイベント登録およびトラッキング テンプレート セットをダウンロードすることができます。このセットには、ワークバックスケジュールを自動計算するシート、ダッシュボード テンプレート、およびイベント計画シートが含まれており、簡単に使い始めることができます。

2. 企画会議をトランスフォーメーションする

メールでのやり取りを避け、直接シートで管理するのが賢明です。アジェンダからプレゼンテーションデッキ、追加資料やアクションアイテムまで、すべてが1つの場所で管理できるように、弊社では1つのシートで企画会議を管理しています。 

シートは非常に多機能ですが、Microsoft Teams、SlackおよびWorkplace by Facebookの Smartsheet Integrationsを使用することで、さらに迅速に行動できるようになりました。デスクトップまたはモバイルでSlackチャンネルに自動通知を受け取り、部門を超えたチームをつないでウェブページの公開、設計変更の共有、途中で発生した問題のトリアージを調整することができます。

3. サードパーティーベンダーと情報の一元管理

弊社はベンダーと密接に連携しており、彼らが社内のチームと同じ情報をもとに作業してくれるのは助かります。しかし、外部のステークホルダーが、彼らに関連する情報を確実に共有するにはどうしたらよいでしょうか。

弊社では、プレミアムアプリのDynamic Viewを使い、画面を見る人に応じてシート内の情報をフィルタリングしています。重要な情報のみを適切なステークホルダーに表示することで、機密情報の保護や情報共有の負担を軽減し、作業の重複を防いでいます。ベンダーを招いての作業も可能ですが、登録プラットフォームなど、Smartsheet以外にデータを保管しているシステムがあるかもしれません。

重要な情報をSmartsheetに取り込み、チームの他のメンバーに共有するために、弊社はData Shuttleを使用しています。このプレミアムアプリは、別のソースからSmartsheetにデータを転送できるため、ビジネスシステム間で情報の並べ替えやフィルタリング、コピー＆ペーストに費やす時間を省くことができます。

4. 講演者に最高レベルの体験を提供する

弊社の顧客がENGAGE（および一般的なほとんどのコンファレンス）に参加する主な理由の一つは、同業者とつながり、そこから学ぶことです。弊社はSmartsheetを使用して、イベントのアジェンダ全体にわたって何十人もの社内外の講演者を調整し、最終的には、全てのコンファレンス講演者がイベント前とイベント中に十分な準備をしていることを確認したいと考えています。

各講演者の連絡先、経歴、および顔写真は、簡単なSmartsheetフォームから収集します。また、共有ダッシュボードと自動アラートを使用して、重要な更新、締め切り、および成果物を伝達し、リハーサル時間のスケジュールや最終的なプレゼンテーションデッキと資料の収集も行っています。弊社の顧客の多くは、毎年さまざまな業界会議で講演を行い、このプロセスの管理にSmartsheetを使用することがいかに簡単であるかを絶賛しています。

5. 需要の創出に向けた計画を管理する

ほとんどのイベントでは、有料、獲得、オウンドチャネルが混在し、参加登録の促進を図っています。ENGAGEの場合、複数のプラットフォームで管理する個別の戦術が100以上あります。

Smartsheetを使用して、期日、タスクの所有者、コピー文書へのリンク、タスクの行へのクリエイティブファイルとサムネイル画像の直接添付など、これらのワークフローと詳細を全て管理しています。

弊社のグラフィックデザイナーは、しばしば行にあるクリエイティブファイルを必要としますが、Adobe Photoshop、Illustrator、またはInDesignで直接作業することを好みます。Adobe Creative Cloudとの統合により、デザイナーは自分の好きなクリエイティブツールから直接アセットでコラボレーションできるようになりました。Smartsheet proofingを使用すると、デザイナーはファイルのアップロードとレビュー、コメントの追加、バージョンの追跡、および承認決定の記録を行うことができます。

そして、ビジネスオーナーはSmartsheetにアップロードされた画像やPDFに対して簡単にフィードバックを提供できます。また、シートの権限を持つ人なら誰でも、ファイルを行に直接アップロードしたり、Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive、その他の一般的なクラウドベースのファイル ストレージ プラットフォームを経由してアップロードしたりすることができます。

6. オンサイトとバーチャルの業務遂行能力を向上させる

私がイベント運営を好きな理由の一つは、全ての計画と詳細が実現されるのを経験できることです。現場での制作スケジュールに関しては、Smartsheetをイベントの各エリアの文字通りのチェックリストとして使用しています。 

例えば、受付で必要なものを全てリストアップし、設営時に全てが会場に揃っているかどうかを再確認しています。とはいえ、大小さまざまなイベントを運営した経験がある人なら、全てが計画通りに進まないことも知っているはずです。

ENGAGE 2020のように、完全にバーチャルなイベントであっても、これらのチェックリストの多くは適用されます。弊社のチームはSmartsheetでRun-of-Showドキュメントを作成し、例え直接会えなくても、各自が同じページを（分単位で）確認できるようにしました。

7. フィードバックを収集し、評価し、改善する

参加者からフィードバックを集めることは、報告や学習のための貴重な方法です。私たちは、Smartsheetのフォームを使用して、顧客向けのアンケート、講演者向けのアンケート、スポンサー向けのアンケート、従業員向けのアンケートなど、複数のアンケートをすばやく作成します。

これにより、イベントの主要な分野で目標を達成できたか、あるいは達成できなかったか、前年と比べてどうだったか、次回はどのように体験を向上させることができるかを評価することができるのです。

また、全てのアンケートを組み合わせて検討することで、次年度に向けて何を中止、開始、継続、改善すべきか、データに基づいた意思決定を行うことができます。これらの結果を標準的なプロセスに反映させ、自動化することで、今後のイベントをより魅力的なものにすることができます。

Smartsheet ENGAGE についてもっと知りたい方は、2020 年に開催されたバーチャルイベントのハイライトをご覧ください。

この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。