業務上の依頼事項がある際のITリーダーとのコミュニケーションの取り方

企業のリーダーの注意を引くのは、なかなか大変なことです。特にIT部門のリーダーであるならば、彼らとの会話は、それなりに難しいものです。なぜなら、彼らは会社の重要な目標やキャンペーンに関連するハイレベルなプロジェクトやプログラムの運営で多忙だからです。

特にIT部門のリーダーは、会社の重要な目標やキャンペーンに関連したハイレベルなプロジェクトやプログラムの運営で多忙を極めている可能性が高いからです。

最近では、IT部門に気軽に出くわすことが難しくなり、じっくりと話をするのは控えたほうがよさそうですが、バーチャルとはいえ、つながることはできます。メール、インスタントメッセージ、LinkedInなど、社内のデジタルコミュニケーションチャネルを使って連絡を取ることができます。

技術に詳しい人も、トラブルシューティングなしでノートパソコンを無線プリンターに接続する方法がわからない人も、年功序列に関係なく、ITリーダーに業務上の依頼をする前に覚えておきたいことをいくつか紹介します。

相手の特徴を理解する

このことは言うは易く行うは難しで、会社の全員が同じ会社用語を話すとは限らないからです。IT部門は今年、新たな課題に直面しており、組織の成功に貢献するために、これまでのやり方を転換する必要に迫られています。

また、IT担当者は、部門を超えたビジネス上の関係を構築するために、コミュニケーション方法を調整することがよくあります。基本的に、高いレベルの顧客サービスを維持するためには、IT業界以外の人々にも理解できる言葉で話す必要があるのです。

このように、相手に合わせて語彙や口調を調整することが重要なのです。例えば、IT担当者が財務担当者と話す場合、競争力と柔軟性を維持するために、ビデオ会議用ソフトウェアやSmartsheetなどの共同作業管理など、適切なテクノロジーにお金をかけて節約する方法を紹介することができます。

同様に、実りある対話ができるよう、IT部門と同じ言葉で話すようにしましょう。ソフトウェアの正式なリクエストをする前に、会話を始めるための簡単なヒントをいくつか紹介します。

• LinkedIn、電子メール、インスタントメッセンジャー、コミュニケーションプラットフォーム（Slack、Microsoft Teamsなど、あなたの会社が使用しているもの）を使って自己紹介をします。この機会を利用して、組織での役割とは関係ない、親密なビジネス関係を築きましょう。
• IT部門の人とすでに仕事上の付き合いがある場合は、ぜひその部署のリーダーと話す方法を聞いてみてください。 
• IT部門が「ランチ＆ラーニング」イベントやトレーニングを開催している場合は、それに参加し、臆することなく質問しましょう。彼らの仕事に興味がある人として知られるようになりましょう。

専門知識への感謝を示す

ITリーダーは、プログラム、サービス、テクノロジーを承認するために、経営幹部に対して説得力のあるビジネスケースを作成した可能性があります。IT部門は、企業の技術的なプログラムを推進するだけでなく、さまざまなシステムの保守にも追われていることが多いので、うまくいっていることについて賞賛する時間をとりましょう。

最近、新しいセキュリティトレーニングウェビナーを開始し、有益な情報を得ることができましたか？あるいは、新しいZoomビデオ会議のプライバシープロトコルを制定しましたか？

部門のリーダーと話すときは、情報セキュリティや運用、あるいはコンプライアンス遵守のためのノートパソコンの自動再起動など、ITチームが行っていることに感謝の気持ちを伝えましょう。お世辞は通用しないかもしれませんが、心から感謝していることを伝えれば、打ち解けられることも多いでしょう。

IT部門の副社長と連絡を取るのが難しい場合は、そのチームのディレクターやマネージャーに声をかけてみましょう（組織図があると便利です）。このように、既に持っているITチームのメンバーとの仕事上の関係を活用することも大切です。

アイデアや技術を売り込む前にリサーチする

経営者、取締役、管理職は、さまざまなリーダーシップスタイルで仕事をこなします。技術的なノウハウの有無にかかわらず、彼らに共通しているのは、多忙で、ソフトウェアの導入やプログラムの変更に関する取り組みを最後に知らされたくないということでしょう。

ビジネス関連の質問や依頼をする場合は、ビジネスケースを整理しておく必要があります。たとえば、部署や組織が新しいSaaSプラットフォーム（Smartsheetなど）を採用するよう勧める場合です。

• すでに部署のリーダーの支持を得ていることを確認します。
• メリット、セキュリティ、プライバシー、コンプライアンス全般への影響について調査し、共有します。関連するすべての文献や調査を提供し、プレゼンテーションの機会があれば、投資収益率（ROI）、時間対価値（TTV）、同業他社の証言など、事例を紹介するデッキや提案書を作成します。    
• ステークホルダーからプラットフォームの使用方法についてフィードバックを収集します。あなたの組織の人々は、ソフトウェアをどのように使用して共同作業を行いますか？ステークホルダーにとって、どのような既存の課題を解決するでしょうか？例えば、デジタル資産管理（DAM）システムが必要な場合、Salesforceと統合して、営業チームが顧客や見込み客と共有できる資産を一元的に見つけることができるようになりますか？
• 最後に、人々がすでに使用している他の同等のプラットフォームをすべて把握します。サポートは受けられますか？彼らは、あなたが売り込んでいるプラットフォームへの乗り換えは可能でしょうか？

IT部門に所属しているかどうかにかかわらず、ITリーダーが最終的にあなたの提案を承認しなかったり、お気に入りのソフトウェアを採用することに同意しなかったとしても、個人的にそれを受け止めてはいけません。あなたは信頼関係を築き、貢献したいという意志を示したのですから、プロフェッショナルな関係を維持するために大いに役立つはずです。

最も重要なことは、SaaSの乱立やシャドーIT（この場合、IT部門の同意なしにソフトウェアプラットフォームを不正に採用すること）の普及に関与しないということです。これは、組織のセキュリティーに真剣に取り組んでいることを意味し、次の業務依頼に対する信頼性を獲得することができます。

Smartsheet IT Newsletter を購読して、IT担当者がビジネスへの影響力を高めるためのヒント、戦略、アイデアを入手しましょう。

この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。