米国最大の4年制公立大学であるカリフォルニア州立大学（CSU）は、予算の制約によりIT環境の管理に課題を抱えていました。ITチームは、ITプロジェクトから予算、出張リクエストまで、あらゆるものの追跡にメールと共有ファイルを使っていましたが、時間がかかり、非効率的でした。また、2力月の期限内に240人の従業員のオフィス復帰（RTO）イニシアチブを管理することも任されていました。

これらのプロセスを効率化するために、CSUのITチームは動的なプロジェクト管理ツールであるSmartsheetを採用しました。Smartsheetは主要なプロジェクトトラッカーおよびコミュニケーションツールとなり、小規模および大規模なITプロジェクトの管理、RTOイニシアチブのスケジュール通りの実施、管理時間の節約、給与審査の承認の向上に貢献しています。

フロアマップの作成から機器の注文と配送まで、Smartsheetはプロセス全体の管理に役立ちました。また、入居時の管理作業に費やす時間を月あたり30時間節約でき、この効率性の向上により、フルタイム従業員2人分の追加雇用が必要なくなりました。

Smartsheetは給与レビュープロセスの合理化にも役立ちました。Smartsheet導入以前は、給与レビューのリクエストを提出した従業員のうち、実際にレビューを受けられたのはわずか10～15%でした。Smartsheet導入後は、この数字は75～80%に増加し、従業員の満足度と定着率が大幅に向上しました。

カリフォルニア州立大学学長室のITオペレーションアナリストであるKaren Malone氏は、Smartsheetが自分のキャリアを変革したと評価しています。「Smartsheetのおかげで、私は現在の地位と給与を維持しています。ITの仕事がとても楽になり、今ではAIなどの新興技術について学生をトレーニングし、予算内でより多くのことを行うなど、大学の戦略目標に集中して時間を費やすことができます」（Malone氏）

CSUでのSmartsheetの成功により、同ツールは大学のさまざまな部門に導入され、ライセンス数は550から800以上に増加しました。このツールはプロジェクト管理とコミュニケーションを容易にしただけでなく、大学の戦略目標の達成にも貢献しました。

出典：Smartsheet