西オーストラリア州精神衛生委員会は、主要な政府機関であり、2010年の設立以来、精神衛生改革の最前線に立っています。さまざまなプログラムやサービスを通じてコミュニティーを支援するという使命を掲げる同委員会は、西オーストラリア州民の利益のために精神衛生、アルコール、その他の薬物システムの改善を目的とした多額の予算と幅広い取り組みを監督しています。

コミッショナーのJennifer McGrath氏は、危害防止キャンペーンから新しい施設の運用まで、さまざまなプログラムを管理するには、さまざまなプロバイダーと提携することの重要性を強調しています。個人、コミュニティー、医療サービス、NGO、政府機関と密接に協力するという委員会の取り組みは、委員会の使命に対する献身の証です。

効率性と有効性の向上を追求する中で、シニアプロジェクトマネージャーのMark Weeks氏とビジネスプランニングチームは、可視性を高めてプロジェクトマネージャーをサポートするコラボレーションツールの可能性を認識しました。委員会のSmartsheet導入は2015年に始まり、当初は監査とリスク管理、プロジェクト管理の実装を支援するために導入されました。小規模なテストとして始まったSmartsheetの使用は大幅に拡大し、現在ではプロジェクト、プログラム、イニシアチブの計画と追跡のハブとして機能しています。

Smartsheetはクラウドベースであるため、どこからでも安全にアクセスできます。これは、遠隔地を含む州全体に広がる委員会のプロジェクトにとって特に有益です。Smartsheetにより、レポート、追跡、説明責任が改善され、委員会内および外部パートナーとのコラボレーションが向上しました。

委員会によるSmartsheetの使用は、リスク管理、内部監査、会議管理、大臣報告など、運営のさまざまな側面に及びます。プラットフォーム上のカスタム構築されたテンプレートにより、プロセスが簡素化され、関係者との明確なコミュニケーションが可能になりました。例えば、先住民労働力開発のためのトレーニングプログラムでは、マイルストーンを追跡し、最適な結果を計画するためにSmartsheetを活用しています。

Weeks氏は、チームが積極的にコラボレーションし、プラットフォームを使用してプロジェクトで足並みをそろえていることなど、委員会の職場文化にSmartsheetが与えたプラスの影響を強調しています。テンプレートから新しいシートを簡単に作成できるため、時間が節約され、スタッフはミッションクリティカルな作業にさらに集中できるようになりました。

Smartsheetが提供する透明性と集中管理により、実行が合理化されただけでなく、レポート作成も効率化され、従業員はプロジェクトのステータスと責任を明確に理解できるようになりました。自動リマインダーにより、チームはマイルストーンに向けて順調に進み、コミュニティーへの効果的なサービス提供に集中できるようになりました。

出典：Smartsheet