米国一般調達局（GSA）は、プロジェクト予算と組織運営の両方が効率的に行われるよう、納税者の​​資金を賢明に管理する任務を負っています。GSA内では、連邦調達局（FAS）の統合賞与環境（IAE）が、新型コロナウイルス感染症パンデミックに対する政府の対応、2021年米救済計画法、連邦賞などのSAM.govプラットフォームを通じた重要なプログラムの管理において極めて重要な役割を果たしています。IAEは、Smartsheetを活用して、コミュニケーションを合理化し、プログラムデータを視覚化し、最高レベルの連邦指導者にタイムリーで正確なレポートを提供する能力を大幅に強化しました。

IAEの特別プロジェクトマネージャーであるTracie D. Strack氏は、業務におけるSmartsheetの重要性を強調します。Smartsheetのダッシュボードを使用すると、チームはデータに基づいたブリーフィングを行うことができるため、長いスライド資料の必要性がなくなり、関係者が最新の情報に確実にアクセスできるようになります。

2016年にGSAに参加して以来、Strack氏は、IAEのプロジェクト管理プロセスに対するSmartsheetの変革的な影響を目のあたりにしてきました。Strack氏は、25年間の米陸軍勤務中にMicrosoft Projectを使用した経験があり、当初はSmartsheetの代替としてMicrosoft Projectを要求することを検討していましたが、プロジェクトデータを統合しコミュニケーションを促進するSmartsheetの機能が、目の前の複雑なタスクにとって優れていることにすぐに気付きました。

Smartsheetの効率性と組織上の利点は、2021年米国復興計画法（ARPA-21）によって資金提供されたプロジェクトを含む連邦プロジェクトのIAEの監視と追跡で明らかです。Strack氏は、ARPA-21プログラムの統合追跡システムの導入に成功し、組織全体の管理を合理化しました。さらに、彼女は何千もの異なるスプレッドシートからの情報を単一のSmartsheetソリューションに統合し、リーダーにプログラムのステータスの包括的なビューを提供しました。

SAM.govウェブサイトをサポートするレガシープラットフォームの移行も、Smartsheetが非常に貴重であることが証明されている分野です。Strack氏は、Smartsheetの機能であるWorkAppsを利用してチーム専用のワークスペースを作成し、システムの問題に関する自動アラートをモバイルデバイスで直接受信できるようにして、応答性と生産性を向上させました。

日常業務の自動化により、大幅なコスト削減も実現しました。リマインダーと更新リクエストの送信プロセスを自動化することで、Strack氏と彼女のチームは貴重な時間を取り戻し、年間70,000ドル以上の節約につながりました。この時間は現在、直接的なプロジェクト管理と開発に向けられており、効率と顧客サービスが向上しています。

Smartsheetの多用途性は、カード、グリッド、ガントビュー、または新しい分析の視点を提供するグラフやチャートの作成など、個々のプロジェクトの視覚化設定に対応する機能にまで及んでいます。

Strack氏は、連邦リスクおよび認可管理プログラム（FedRAMP）の厳しいセキュリティー要件を満たすプラットフォームのバージョンであるSmartsheet Govへの移行も監督しています。この認可により、GSAおよびその他の連邦政府機関内でSmartsheetがより広範に採用される可能性が広がり、強化されたデータ管理機能が提供されます。

出典：Smartsheet