米Washington DCに本拠を置く非営利、超党派の経済社会政策研究組織であるThe Urban Instituteは、内部プロセスとプロジェクト管理タスクの改善において大きな進歩を遂げました。約600人の常勤スタッフを擁するこの研究所は、効率と職場の相乗効果を妨げる、時間のかかる手動のオンボーディングプロセスという課題に直面していました。

Urban Instituteのデジタルワークプレース担当アソシエートディレクターであるJoe Busch氏は、これらのワークフローを合理化するという使命を担っていました。彼の旅は、Smartsheetをビジネスに統合しようとしている多様な専門家グループが集う、DCでのSmartsheetデモデーから始まりました。Busch氏は当初はExcelのようなSmartsheetを使用していましたが、Smartsheetの効果的なワークフローと直感的なユーザーエクスペリエンスによってプロセスを変革できる可能性にすぐに気付きました。今では同研究所は全てのスタッフがSmartsheetを使い、プロジェクト管理、調査、コンプライアンスの自動化などのさまざまな業務にSmartsheetを活用しています。

最も注目すべき改善点の1つは、オンボーディングプロセスです。Smartsheetが導入される前は、オンボーディングが大きな問題点でした。Busch氏が1週間の休暇から戻ると、受信トレイは新入社員に関するメールで溢れていました。可視性と調整の欠如により、情報の見逃しや遅延が発生することがよくありました。Busch氏はSmartsheetを使用して、オンボーディングプロセスを自動化および合理化する集中プラットフォームを作成しました。現在、人事部門は単一のSmartsheetフォームを通じて必要な情報を全て入力し、関係者全員に通知し、機器やソフトウェアのニーズに応じたプロセスを開始する自動化されたワークフローをトリガーしています。

この新しいシステムは大幅な時間の節約につながり、オンボーディングに必要な技術者の労働時間を新入社員1人あたり2～4時間削減しました。過去1年間だけで、スタッフ時間約540時間が節約されました。さらに、Urban Instituteは、入社初日から新入社員の準備を整えられるようになりました。

Urban Instituteはまた、Smartsheetを使用してオンボーディングエクスペリエンスを継続的に改善しています。最初の2週間後に新入社員に送信される短いアンケートで、最初の経験に関するフィードバックが収集されます。このフィードバックにより、オリエンテーションセッションが変更され、1対1のセッションからよりインタラクティブなグループセッションに移行し、生産性がさらに向上し、技術エージェントに必要な時間が短縮されました。

人事、施設、技術チームは全て、新しいワークフローの恩恵を受けています。人事チームは情報入力の容易さを高く評価しており、施設チームは1つのシステム内でタスクを追跡でき、技術チームは新入社員と簡単にコミュニケーションが取れ、設定プロセスを通じて新入社員をサポートできます。また、施設チームは機器の出荷管理にSmartsheetフォームを採用しました。これは非常に効果的であることが証明されており、現在では全社の全てのUPSおよびFedExパッケージに使用されています。

将来に目を向けると、Urban InstituteはSmartsheetの使用をオフボーディングプロセスにまで拡張する予定で、レポートとダッシュボードをより広範囲に活用することを目指しています。Smartsheetとの関係は研究所の運営に不可欠なものとなっており、Busch氏と彼のチームはそのスムーズで簡単な機能を高く評価しています。

出典：Smartsheet