世界中の何億人もの人々の生活の改善に焦点を当てているThe Task Force for Global Healthは、衰弱性疾患の管理、除去、根絶に特化した14のプログラムを擁する非営利組織です。その顧みられない熱帯病サポートセンターは、世界中で合わせて10億人以上の人々に影響を与える5つの熱帯病を撲滅するためのツールと技術の研究を行っています。

「私たちの仕事と運用研究は、顧みられない熱帯病の撲滅に対するギャップや障壁に対応することです」と特別プログラム担当上級アソシエートディレクターのMarianna Stephens氏は説明します。タスクフォースは、地域社会への予防薬の提供における課題を解決するために保健省を支援。地元コミュニティーのパートナーと協力して行われるこの取り組みの最終的な目的は、世界保健機関が定めた疾病管理と撲滅の目標を各国が達成できるよう支援することです。

ミッションが緊急であるにもかかわらず、チームは管理業務に忙殺されることがよくありました。「私の仕事で最も刺激的なのは、コミュニティーに行くときです。しかし、運用研究に関連して多くの管理作業が行われており、私たちはこれらの作業で行き詰まってしまうことがよくありました」（Stephens氏）

寄付者やパートナーに報告するために、複数のチームメンバーが一度に数日かけて必要な情報を追跡していました。プロジェクト情報は主に非常に長いスプレッドシートで追跡され、サポート文書は他のさまざまな場所に保存されていました。探しているプロジェクトを見つけるには、何度もスクロールしなければなりませんでした。サポートしているさまざまな研究に関する詳細な複雑な情報を大量に持っていましたが、それらは単に別の場所に保管され、あるケースでは、チームは特定の診断ツールがどこで、どのくらいの数の研究で、どのような病気に使用されているかを調べるのにほぼ3日かかっていました。

Stephens氏は、チームが情報の追跡に時間を無駄にしていることに気付き、Smartsheetを導入することにしました。「私たちの効率を高めるシステムを開発できる可能性があることは分かっていました」と彼女は言います。チームはSmartsheetを全面的に採用し、プログラム全体に展開することを決定しました。

「非常に多くの国にわたる非常に多くのプロジェクトの追跡とレポート作成の複雑さを管理するのに役立つ可能性のあるツールとしてSmartsheetを導入しました。私はどんな種類の新しいソフトウェアに対しても常に懐疑的ですが、この製品に関しては素晴らしい経験ができており、現時点では本当にこの製品に依存していると言わざるを得ません」と、タスクフォースの上級研究員であるPatrick Lammie博士は述べています。

Smartsheetを使用することで、チームはプロジェクトを管理するためのよりよい方法を見つけ、管理オーバーヘッドを削減することができました。「Smartsheetは、全てをユーザーフレンドリーな1つのシステムに統合する機会を与えてくれました。全てを1つにまとめることが理にかなっていて、複雑な環境に適合するものを設計できました」（Snyder氏）

チームはSmartsheetを使用して、研究ポートフォリオを最初から最後まで追跡しています。チームメンバーはフォームを使用して情報を取得し、契約の履行、現場作業のスケジュール設定、消耗品の注文など、プロジェクトを最初から最後まで管理し、正確な情報をより速く見つけることができるようになりました。全ての情報は行に添付され、レポートを作成してこの四半期中に何が完了したかをすぐ確認できるようになりました。

「8つの異なるものにアクセスするために8つの異なる場所に行く必要はありません。全てはSmartsheetにありますから。チームメンバーとリンクを共有すると、チームメンバーはリアルタイムの情報を見ることができ、私がデスクで変更を加えているときに、チームメンバーもその情報を見ることができます」（Snyder氏）

また、チーム全体がプログラム情報にアクセスできるため、チームメンバーが旅行中でインターネットにアクセスできない場合でも、別のチームメンバーが最新の情報を見つけることができます。あるケースでは、Stephens氏はインドのケーララ州で臨床試験を開始していました。現場のチームは正しい最終予算情報を持っているかどうかが分からなかったので、Stephens氏はSmartsheetを調べて詳細を引き出しました。「私が入手していた情報が最新かつ最新かつ最終的な文書であることが分かったので、本当に助かりました。Smartsheetを使えば、バージョン管理はもう問題になりません」（Stephens氏）

また、Smartsheetは、チームが3つの主要な寄付者であるBill & Melinda Gates財団、USAID（米国際開発庁）、UK Aidに対する年次報告書の精度と適時性の向上にも役立ちました。従来は、各寄付者向けの年次報告書を作成するのに数力月かかることがありましたが、3つの寄付者報告書を作成するのではなく、統合された年次報告書を作成できるようになりました。数週間以内に全てのデータを取得し、レポートを生成し、ダッシュボードにデータを視覚的に表示でき、寄付者にとって非常に透明性の高い環境が生まれました」（Stephens氏）

また、チームは次のステップを定義するために、ダッシュボードを使用して研究結果をパートナーや寄付者に報告します。Stephens氏は次のように述べています。「シートから研究の詳細を抽出し、それを円グラフ、グラフ、地図などのビジュアルに落とし込んで、私たちが取り組んでいることを視覚的な方法で示すことができます」

このデータ視覚化により、チームは管理タスクに費やす時間を短縮しながら、調査結果をサービスを提供するコミュニティーの人々やパートナーと簡単に共有できるようになります。「Smartsheetを使用すると、全ての作業に1つのプラットフォームを使用できるようになり、現場での研究に集中できるようになります」（Stephens氏）

「Smartsheetの使用を通じて、世界保健機関が設定した世界的な疾病撲滅目標にさらに近づいています。私は、世界中の何百万もの人々の生活に関わる188のプロジェクトのプロジェクト管理を行っています」（Snyder氏）

「私がこの仕事に携わるようになったのは、病気を取り除く機会があるなら、それを行う義務があると信じているからです。それらの目標に向かって進歩することを可能にする科学に関わることは、非常にやりがいのあることです。Smartsheetを使用してより多くの時間を節約できることは、本当の贈り物です」（Lammie博士）

出典：Smartsheet