1864年の歴史を持つオランダ国立世界文化博物館は、全国各地に拠点を持ち、約45万点のオブジェクト、26万点の画像、35万点のドキュメンタリー映像をコレクションしています。非常に多くのチームがさまざまな場所で活動しているため、博物館は効率を高め、エラーを減らし、博物館のネットワークを管理しやすくするためにプロジェクト管理プロセスを標準化し、コラボレーションを促進する必要がありました。

彼らは、理想的なソリューションを見つけるためにいくつかの作業管理プラットフォームを検討しましたが、市場のほとんどのソリューションが営利企業を対象としており、柔軟性よりも請求に焦点を当てているように見えることに失望しましたが、プロジェクト管理アシスタントのEllen Schipper氏は、オランダの他の博物館がSmartsheetで成功を収めていることを知りました。

Smartsheetのさまざまな表示オプションを使用して、博物館の視覚指向の従業員向けに機能する色分けされたソリューションが作成されました。ボランティアを含む多様な従業員がおり、多くの同僚は技術的スキルが低いため、最小限のトレーニングで使いやすく、あらゆる役割に対応できるさまざまなビューを提供するシステムを見つけることが重要でした。Smartsheetのプロジェクトマネージャー向けのコースを実施し、さまざまなレベルの技術スキルに確実に対応できるようになり、プロジェクトマネージャーはSmartsheetを使い始めることができました。

プロジェクトマネージャーと広範なチームが、プロジェクト計画を確認し、在庫、技術スタッフ、展示デザイナー、建設業者、マーケティングを管理できるようになりました。国立世界文化博物館は、変更に対応し、Power BIなどの主要なアプリケーションと統合できる、機敏で柔軟なソリューションを求めていました。現在、博物館はSmartsheetを使用して、信号機システムを使用して展示と展示がどの段階にあるかをマッピングする、KPIに沿ったシステムを導入しています。

ユーザーは展示用の個々のシートに焦点を当てることができるため、タスクが明確に可視化され、いつ何が行われる必要があるかについての混乱がなくなります。これは、展示会のタイトな所要時間をやりくりしようとしているスタッフにとって、非常に重要な機能です。

プロジェクトマネージャーや博物館の他のチームメンバーは、知る必要がある全てが一目で分かるシステムを使用して、計画を常に把握できるようになりました。仕事の割り当ては簡単で、特定のスタッフに過度の負担をかけることなく、常に最も重要なタスクに注意が払われます。SmartsheetはTeamsにも接続されており、カレンダーの統合により、リモート作業の効果を維持し、今後のイベントや会議などに関して全てのチームメンバーが同じ認識を持てるようにするとともに、SharePointのハイパーリンクにより博物館の内部ウェブサイトとのシームレスな統合が可能になります。

国立世界文化博物館は組織が変わり、以前のようなサイロではなく、滑らかで細かく調整された1つの機械として運営されています。Smartsheetは、マネージャーからキュレーター、デジタルネイティブから技術恐怖症まで、あらゆるレベルで好評です。これは、Smartsheetに組み込まれた直感的なデザインのおかげでもありますが、同時に提供されるトレーニングリソースのおかげでもあります。博物館は、世界に対するオープンな見方を刺激するという使命をさらに推進し続けています。

出典：Smartsheet