Overtimeは、ファンがアスリートやファン同士とつながることができる包括的なコミュニティーを提供。YouTube、Snapchat、IGTVなどのプラットフォームで40以上のオリジナルシリーズを公開しています。急速に拡大する動画コンテンツを管理し、成長に備えるために、Overtimeは、Brandfolder、Resource Management by Smartsheet、WorkApps、Dynamic ViewなどのSmartsheetのプレミアム製品スイートに注目しました。

OvertimeのシニアプロダクションマネージャーであるTanya Cuadra氏の役割には、旅行、保険、機材の配送、番組の人員配置の調整など、動画チームのロジスティクスの管理が含まれます。会社の成長に伴い、管理すべき詳細な事項は増加。Cuadra氏の目標は、会社の継続的な拡大に簡単に適応できるプロセスを確立することです。

Overtime社が直面した重要な課題の1つは、動画ファイルを効率的に管理することでした。彼らは、膨大な量の情報を整理できるだけでなく、すぐに習得でき、使いやすいシステムを必要としていました。Smartsheetが以前Overtimeで使用されていたツールであるSlopeを買収したことをきっかけに、Cuadra氏は会社の成長に合わせて拡張できる管理ソリューションであるSmartsheetを使うことになりました。

Overtimeは、Smartsheetで複数のツールを1つのまとまったプラットフォームに組み合わせ、試合終了から数分以内にハイライトを投稿するスピードを維持することができました。Smartsheetは、その強力なサポートプログラムと、財務、人事、販売、設計などのさまざまな部門にわたる多用途性により、理想的な選択肢となりました。

Smartsheetの機能は、メディアファイル管理の混乱解消に役立ちました。新しいシリーズにゴーサインが出ると、Cuadra氏はSmartsheetに制作ワークスペースをセットアップします。そこで予算を管理し、エピソードを追跡し、ソーシャルメディアアセットを整理。自動化されたワークフローとBrandfolderのシリーズファイルの一元的な場所によりプロセスが合理化され、動画の適切なバージョンをいつでも公開できるようになります。

Smartsheetでは、視聴者数、スタッフの勤務時間、予算分析など、意思決定に必要なデータをダッシュボードビューに表示。経営幹部がネットワーク全体のパフォーマンスを評価したり、個々のプログラムの詳細を詳しく調べたりできるようになりました。

Resource Management by Smartsheetでは、給与計算やリソース計画にかかるスタッフの時間の追跡が簡素化されました。Cuadra氏は、勤務日を入力し、番組ごとの給与計算と給与コストを即座に確認可能になりました。これにより、シリーズの更新やスタッフの割り当てについて、情報に基づいた決定を下せるようになりました。

Overtimeの最初のSmartsheetソリューションは、自動化された場所と人材のリリースプロセスで、以前は組織化されていなかったシステムに秩序をもたらしました。Smartsheetチームの充実したサポートは、特定のソリューションを作成し、新機能に関する最新情報を入手するためのツールと知識をOvertimeに提供しました。

Cuadra氏は今後、各従業員にパーソナライズされたワークスペースを提供し、効率と組織をさらに強化するWorkAppsを作成する予定です。業務が増加し続ける中、Smartsheetの導入プロセスと継続的なサポートにより、企業は進化するニーズに適応できるスケーラブルなソリューションを備えた強固な基盤を確実に構築することができます。

出典：Smartsheet