米オハイオ州立大学（OSU）は、オハイオ州コロンバスにあるトップクラスの公立研究大学で、67,000人以上の学生を教育しています。OSUの施設情報技術サービス部門は大学にとって重要なサポートシステムであり、建築サービスから地理情報システム（GIS）まで、幅広いサービスを管理しています。プロジェクト管理とタスク自動化を強化するために、同部門は動的な作業管理プラットフォームであるSmartsheetを導入しました。

OSUの施設情報技術サービス担当ディレクターのJoe Porostosky氏は、メールとスプレッドシートでプロジェクトを追跡する従来の方法に課題を抱えていました。このアプローチは効率性に欠け、統一されたプロジェクトビューがないため、サービスレベル契約（SLA）を順守することが困難でした。Porostosky氏がOSUが既にSmartsheetの内部ライセンスを所有していることを発見したとき、解決策が見つかりました。

Smartsheetを導入することで、プロジェクト管理を簡素化し、全てのプロジェクトとタスクのステータスを明確にSmartsheetできる集中型システムを実現しました。この新たな明確化により、チームメンバーは効果的に優先順位を付け、期限を守れるようになりました。Smartsheetへの移行により、Porostosky氏と彼のチームは、プロジェクトの更新を手動でまとめる必要がなくなり、毎年150時間以上の管理作業を節約できました。

Smartsheetの導入により、学内のプロセスが改善されただけでなく、対応力も向上しました。プロジェクトのタイムラインがよりよく見えるようになったため、チームは問題に迅速に対処し、リクエストの進捗状況を常に知らせることができるようになりました。

Smartsheetが大きな効果を発揮した領域の1つは、施設情報技術サービスチームと連携する学生の時間追跡プロセスの自動化です。以前はパフォーマンスメトリクスのコンパイルは面倒で何日もかかる作業でしたが、Smartsheetの導入でリアルタイムのデータ収集と分析が可能になり、手動でデータを集約する必要がなくなりました。

施設情報技術サービスチームは、レポート間のデータのマッピングにDataMashアプリを使用し、大規模なプロジェクトを管理するためにControl Centerを採用するなど、Smartsheetの機能の調査を続けています。SmartsheetはOSUのプロセスを合理化しただけでなく、手作業も削減し、プロジェクト管理と顧客対応のための強力なツールとしての価値を実証しました。

出典：Smartsheet