Lawrence Berkeley National Laboratory（LBL）は、米エネルギー省科学局の一部としてUniversity of Californiaが運営し、科学研究とイノベーションの中心となっています。3,200名を超える科学者とエンジニアの従業員を擁するLBLは、核エネルギーや高分子イメージングなど、さまざまな科学分野における非機密研究の最前線に立っています。これらの研究者は毎年、複雑な認可、予算編成、償還手続きを伴う世界会議に参加しています。

数千人の会議出席者の複雑なロジスティクスを管理するという課題に直面していたLBLは、ダイナミックな作業管理プラットフォームであるSmartsheetに注目しました。LBLの物理科学部門の上級管理監督者であるTom Gallant氏は、ニーズに対するExcelとGoogle Sheetsの限界を認識していました。Smartsheetは、それらのツールに欠けていた柔軟性と制御の完璧なバランスを提供しました。

LBLは、Smartsheetの一元化リポジトリーを使用して、会議のリクエストと重要な詳細を効率的に収集することができました。このシステムにより、承認プロセスを開始する前に必要な情報が全て確実に収集されました。Gallant氏は、Smartsheetが業務を合理化するために必要な制御と通信のフレームワークを提供していることを賞賛しました。

予算管理も、Smartsheetが大きな影響を与えた分野です。このプラットフォームの予算追跡および見積り機能により、LBLは模擬予算を迅速に作成し、情報に基づいた意思決定を行うことができました。経費を許容できるか許容できないかを分類するSmartsheetの機能により、研究室の財務管理に新たなレベルの透明性と一貫性がもたらされました。

さらに、Smartsheetはプロセス管理と承認のための唯一の信頼できる情報源として機能しました。科学者の居場所と活動を追跡し、全ての議論、承認ステータス、関連コストが複数のExcelファイルに分散されるのではなく、1カ所に記録されるようにしました。この統合により、LBLはデータが常に最新で正確であるという自信を得ることができました。

Smartsheetを採用する前は、LBLのコンファレンス登録プロセスは煩雑で、Excelファイルがメールで回覧されていたため、詳細が失われて非効率でした。Smartsheetは、より効果的な管理ソ​​リューションを提供し、潜在的な問題を未然に防ぎ、全体的な生産性を向上させてきました。

LBLが会議管理にSmartsheetを導入して成功したことは、大規模なイベントやプロセスを組織する際に適切なツールが威力を発揮することを証明しています。Smartsheetを活用した結果、LBLは顕著な成果を達成し、Smartsheetの普及を促す顧客グループSmartsheet Overachieverの仲間入りを果たしました。

出典：Smartsheet