米テキサス州オースティンのセントエドワーズ大学は、管理プロセスを標準化および自動化するためのSmartsheetという強力な味方を見つけました。これにより、スタッフは学生サービスとプログラムの提供により多くの時間とリソースを費やすことができるようになりました。ミッション主導型のリベラルアーツ教育で知られる同大学は、特にコロナ禍で遠隔学習が不可欠となった際に、洗練された効率的なITリソースとプロジェクト管理プロセスの必要性を認識しました。

セントエドワーズ大学のITリソース管理t担当副学長であるDanny Lorenty氏は、2015年にSmartsheetの使用を開始しました。彼は、新たにPMP認定資格を取得し、複雑なITプロジェクトを管理するためのよりよい方法を模索しました。Smartsheetは、チームプロセスを標準化し、反復的なタスクを自動化するソリューションを提供。これは、計画、予測、在庫ライフサイクル管理を改善するために不可欠でした。

Lorenty氏は当初、サービス、契約、更新日、アセットの包括的なポートフォリオを作成することに重点を置いていました。この取り組みにより、Smartsheet上に構築された詳細な5年間の予測が作成され、リソース管理機能が大学の戦略的アセットに変わりました。ITチームは現在、契約の追跡、更新、アセットインベントリー、プロジェクト管理、予測にSmartsheetを使用しており、情報に基づいた意思決定のためのリーダーシップリアルタイムデータを提供するダッシュボードを備えています。

Smartsheetによって提供される透明性は、ITスタッフに適切な雰囲気を設定するのに役立ち、大学の財務状況が正確に伝達されるようになりました。この明確さは、財政的制約に対する大学の対応の管理や、仮想学習移行中にテクノロジーが必要な学生のサポートに特に役立ちました。Lorenty氏は、Smartsheet Dynamic Viewを使用してテクノロジー貸与プログラムシートを開発。これにより、学生のプライバシーを維持しながら選択的な情報共有が可能になりました。

Smartsheetの適応性は傑出した機能であり、専用のプラットフォームや追加の予算を必要とせずに、ソリューションの迅速な開発と実装を可能にします。Lorenty氏は、Smartsheetに新機能が継続的に追加され、プラットフォームが大学の進化するニーズに合わせて維持されていることに感謝しています。

Smartsheetの導入は、ITチームを超えて、財務、買掛金、リスク管理、施設、イベント、人事などの部門にまで広がっています。最近のIT組織と大学図書館の合併により、蔵書管理におけるSmartsheetの使用がさらに拡大しました。

Smartsheetの主な利点の1つは、重要な管理機能の管理に必要な時間と労力が削減されることです。この効率性は、高等教育の課題、特にパンデミックによって悪化した課題に対処するセントエドワード大学にとって非常に重要でした。Smartsheetでは、スタッフを増員せずにより多くの責任を管理できるようになりました。これは、人員配置の予算に制約があることを考えると、大きな利点です。

出典：Smartsheet