Infrastructure and Energy Alternatives（IEA）のサービスは、エネルギー部門向けに設計とエンジニアリングからサイト開発、建設、是正メンテナンスまで幅広いサービスを提供する、大手のインフラストラクチャーサポートソリューションです。現場に175人以上の技術者を抱えるIEAは、リソースの割り当てとプロジェクト管理を効率化する方法を必要としていました。IEAは、ビジネスオペレーションをより深く理解するための統合ツールセットを提供するプラットフォームであるSmartsheetで解決策を探りました。

Smartsheet導入以前、IEAはスプレッドシート、メール、電話会議を組み合わせてプロジェクトを管理していましたが、組織が成長するにつれて、こうした手動の方法では管理が困難になっていました。特にリソースの割り当ては難しく、マネージャーは実際のデータではなく直感に基づいてリソース配分を決定していました。可用性が可視化されていないため、顧客とのコミュニケーションやプロジェクト全体が遅れていました。

この課題に対処するため、IEAはSmartsheetでリソースおよびプロジェクト管理ツールを構築しました。リソース管理ツールは、スケジュールと可用性のデータをリアルタイムで提供し、プロジェクト管理ソリューションは、管理者に完了予測をリアルタイムで提供。これにより、社内および顧客の両方で、プロジェクトの正確なタイムラインとコストの見積もりが可能になりました。

IEAの現場技術者は、Smartsheetモバイルアプリを使用して、どこにいてもプロジェクトデータにすばやくアクセスできます。このアプリではオフラインデータ収集も可能で、これはインターネット接続や携帯電話の電波状況が悪い遠隔地の作業者にとって非常に重要です。

IEAはSmartsheetと連携して、Smartsheetでソリューションを迅速に構築し、運用上のインサイトにすぐにアクセスできるようになりました。Smartsheetに組み込まれたツールは、複雑なプログラミングや多額の開発コストを必要とせずに、データベース、テーブル、シートなど、あらゆるデータ間の接続を提供します。

Smartsheetダッシュボードに最新のプロジェクト情報が表示されるため、IEAプロジェクトマネージャーはプロジェクトリソースに関する更新情報を毎日自動的に受け取ることができます。可用性を可視化することで、リソースをより有効に活用し、技術者の作業効率を高め、ダウンタイムを最小限に抑えることができます。

リソースの可視性が向上したことで、IEAと顧客とのコミュニケーションも強化されました。顧客は、より高品質のプロジェクトデータをより一貫して受け取ることができ、プロジェクトの状況を簡単に確認できるようになりました。天候や機器の故障により遅延が発生した場合、IEAは迅速に対応し、スケジュールの変更の可能性について顧客に通知できます。

Smartsheetはデータ収集プロセスを自動化することで、現場技術者の時間も節約しました。技術者はスプレッドシートの更新に何時間も費やす代わりに、顧客とのやり取りに多くの時間を費やすことができます。これにより、技術者のフラストレーションが軽減されるだけでなく、ビジネスに関するよりタイムリーで質の高いコミュニケーションが可能になりました。

出典：Smartsheet