Government Contractors Association（GCA）は、中小企業が政府契約のパイのより大きな部分を確保できるよう支援することで、中小企業に力を与えるという使命を担っています。政府との契約により5,000億ドルのチャンスがもたらされる中、GCAのAbraham Xiong社長は、効果的に競争するために必要なトレーニングを管理および普及するための堅牢なシステムの必要性を認識していました。

Xiong氏は、完璧な組織ツールを探していた結果、スプレッドシートに似たシンプルさと親しみやすさで際立ったプラットフォームであるSmartsheetにたどり着きました。この使いやすさは、クライアントが障害なくトレーニングカリキュラムにアクセスして利用できるようにするために非常に重要でした。

Smartsheetの機能は、カリキュラムを編成するだけではありません。Xiong氏はクライアントの進捗状況を追跡し、タスクの階層を作成し、完了率を計算できるようになりました。コアカリキュラムをテンプレートとして保存できることは、「政府契約のファストトラックカリキュラム」を全てのクライアントと迅速かつ安全に共有できることを意味しまていました。

調査、執筆、編集に2年半をかけたカリキュラムは、Smartsheet内で5つの詳細なフェーズに分けられ、クライアントは特定の詳細に焦点を当てたり、全体的な進捗状況を確認したりできるようになりました。トレーニングをサポートするために、ビジネスプランテンプレートやプレゼンテーションスライドを含む100を超えるドキュメントがSmartsheetの行に直接添付され、プロセスが合理化されました。

シート内のハイパーリンクにより、認証申請書やIRS EIN番号申請書などの重要なリソースに直接アクセスできるため、クライアントは貴重な時間を節約できるようになりました。Smartsheet内のシンボル列を使用すると、クライアントは進捗状況を視覚的に追跡でき、ガントチャートでタイムラインと残りのステップを明確に把握できます。

Smartsheetの使用により、トレーニングプロセスが整理されただけでなく、中小企業のオーナーにプロジェクト管理の原則と、事業運営のさまざまな側面に適用できるツールを紹介することができました。

GCAのトレーニングプログラムにSmartsheetを統合したことにより、クライアントが政府契約を申請するのにかかる時間が3年からわずか1年に大幅に短縮されました。Smartsheetの効率性と得られるプロジェクト管理スキルは、最初のトレーニングだけでなく継続的なメリットを提供しています。

出典：Smartsheet