オーストラリアのメルボルンにある公立研究大学ロイヤルメルボルン工科大学は、プロセスを合理化し、効率性を高め、複雑なコース履修を管理するために、デジタル変革の取り組みに乗り出しました。同大学はこれまで、学生の配置を手動で追跡していましたが、これには時間がかかり、情報が古くて信頼できないこともよくありました。

大学の研究パートナーシップマネージャーであるLaetitia Shand氏は、Smartsheetを使用して学生の配置プロセスを自動化することを決定しました。Smartsheetにより、リアルタイムの追跡、自動通信、効率的なレポート作成が可能になりました。新しいシステムは時間を節約するだけでなく、最新の情報を提供し、問題を迅速に特定して解決しやすくなりました。

Smartsheetを使用すると、大学は学生や教職員に重要な情報を自動的に伝えることができます。例えば、学生には、書類がシステムに記録されていない場合にリマインダーが送信されます。また、システムは、新しい学生が入学したときやステータスが変更されたときにも大学に通知し、入学するとすぐに次のステップを記載したウェルカムメールを自動的に送信できるようにします。

Smartsheetは、複数のシートからデータを抽出してレポートを生成し、毎週自動的に教員に配布。これにより、教員はクラスの全ての生徒の状況を常に把握できるようになりました。

Shand氏によると、ロイヤルメルボルン工科大学は新しいソリューションによって貴重な時間を節約できたそうです。「Smartsheetを導入する前は、全てを手作業で照合し、保存、ラベル付けし、多くの人にレポートを送信する必要がありました。今では、Smartsheetにデータを1回入力するだけで、あとは全て自動的に行われます。レポートは毎週火曜日の午前9時に送信されるので、すばらしいレポートを送信するのに忙しいように見えますが、全て自動化されています」（Shand氏）

信頼できる唯一の情報源により、変更の監視が容易になりました。条件付き書式などのSmartsheet機能により、重複エントリーなどの問題を簡単に見つけることができます。アクティビティーログでは、重要なステータスの更新も通知されます。重要なのは、大学が最新の情報を使用して作業できるようになったため、コースコーディネーターが問題を迅速に特定して対応できるようになったことです。

出典：Smartsheet