米連邦航空局（FAA）のコミュニケーションオフィスは、Smartsheet Govを導入することで、プロジェクトの追跡と管理のプロセスを効率化することに成功しました。Smartsheet Govは、動画、アニメーション、グラフィック、ソーシャルメディアコンテンツ、ライブイベント、企業コミュニケーション、メディアリレーション活動、ウェブ開発など、さまざまなプロジェクトの管理に使用されています。その結果、プロジェクトの可視性が向上し、コミュニケーションが統合され、経営陣向けのプロジェクトデータが更新され、手動プロセスが排除されて時間の大幅な節約が実現しました。

Smartsheet Govを導入する前、FAA通信局クリエーティブサービス部門には、コミュニケーションイニシアチブの開発と制作を追跡する信頼できる方法がありませんでした。さまざまなスプレッドシートと手動プロセスに依存していましたが、これは非効率的で、チームとリーダーシップにプロジェクトのステータスの可視性を提供することはほとんどありませんでした。

2019年、クリエーティブサービス部門は、プロジェクト管理プロセスを改善するツールを見つけるための調査作業に着手し、連邦政府機関および政府請負業者向けのFedRAMP認定共同作業管理プラットフォームであるSmartsheet Govに辿り着きました。Smartsheet Govは習得しやすく使いやすく、クリエーティブスタッフとビジネスリーダーにすぐに採用されました。

Smartsheet Govを使用することで、クリエーティブサービス部門は、全ての動画コンテンツ、アニメーション、グラフィックプロジェクトを管理するプロセスを合理化および統合できるようになりました。Smartsheet Govは、プロジェクトデータを取り込み、保留中、アクティブ、完了の各フェーズの追跡にも活用。Smartsheet Govの自動化されたSmartsheetにより、プロジェクトのマイルストーンと通知がプロジェクトコーディネーターとマネージャーに送信され、時間が節約され、効率が向上しました。

コミュニケーションオフィスでは、Smartsheet Govダッシュボードを使用して、社内のチームと役員に、現在取り組んでいる全てのプロジェクトの概要を提供しています。これにより、全てのコミュニケーションプロジェクトのステータスをよりよく把握できるようになり、さまざまな社内グループ間のコミュニケーション作業が効率化されました。

Smartsheet Govダッシュボードは、プロジェクトの数や各プロジェクトが制作ライフサイクルのどの段階にあるかなど、FAA幹部にリアルタイムのプロジェクトデータも提供します。これにより、FAAコミュニケーションオフィスクリエーティブサービス部門は、より適切な意思決定を行い、戦略目標をより簡単に伝えることができるようになりました。

Smartsheet Govの実装により、制作時間が短縮され、手作業が排除され、大幅な時間の節約が実現しました。Smartsheet Govの自動化されたワークフローにより、クライアントとのコミュニケーションプロセスが合理化および加速され、プロジェクトコーディネーターやマネージャーはメールや通知の送信を忘れる心配がなくなりました。

出典：Smartsheet