米シカゴを拠点とし、ITキャリアに向けてマイノリティーコミュニティーの人材育成に取り組んでいる非営利団体Creating IT Futuresは、管理プロセスで大きな課題に直面していました。IT業界団体CompTIAの労働力慈善団体であるCreating IT Futuresは、特にオンライントレーニングや認定試験バウチャープログラムにおいて、非効率的でエラーが発生しやすい方法に悩まされていました。これらの煩雑なプロセスは、貴重なスタッフの時間を浪費するだけでなく、データの整合性を損ない、学生や教育パートナーとの効果的なコミュニケーションを妨げていました。

転機は、これらのプログラムの管理を担当するスタッフが新しい役割に異動したときに訪れました。CEOのCharles Eaton氏は、これを管理プロセスを全面的に見直す機会だと考えました。彼は、シンプルさと柔軟性で知られるプロジェクトおよびプロセス管理プラットフォームであるSmartsheetを採用。目標は、手作業によるデータ入力から、より合理化され透明性のあるシステムに移行することでした。

Creating IT Futuresは、Smartsheetフォームを導入して受付プロセスを簡素化し、データ入力エラーを大幅に削減し、スタッフと外部パートナーの両方にリアルタイムの透明性を提供しました。この変更によりコミュニケーションが改善され、非営利団体はトレーニングスケジュールやバウチャーの期限に関するアラートやリマインダーを学生やパートナーに常に最新の状態で提供できるようになりました。

これらの変更の影響は甚大でした。かつては1人でほぼフルタイムの仕事だったものが、作業量が4分の1にまで削減されました。この効率化により、Creating IT Futuresは年間約25,000ドルを節約できただけでなく、スタッフは学生との交流やプログラム開発にもっと時間を割けるようになりました。例えば、プログラムを引き継いだ新しいコーディネーターのKarin Nordmeyer氏は、Smartsheetの改善されたプロセスのおかげで、すぐに自分の役割に適応し、学生との関わりを広げることができるようになりました。

Smartsheetの導入による投資収益は大きく、生産性と効率性が向上しただけでなく、Creating IT Futuresは、技術者を目指す人々のためのプログラムやサービスの開発にさらに多くのリソースを割り当てることができました。Eaton氏は、この非営利団体が学生に与える人生を変えるほどの影響の重要性と、急速に進化するテクノロジー環境においてSmartsheetの導入によって組織が使命に集中できるようになったと評価しています。

出典：Smartsheet