2001年の創業以来、Convergintは小規模なガレージセキュリティービジネスから、世界中の180以上の拠点に9,000人を超える従業員を誇るテクノロジーサービスの世界的大企業に変貌しました。Convergintのオペレーション担当ビジネスアーキテクトであるJennifer Hilber氏が、同社の急速な成長の軌跡と、さまざまな地域にわたる複雑なビジネス運営の管理の課題について語ってくれました。

Convergintは、多様なプロジェクトポートフォリオを管理するために、標準化された適応性のあるプロセスの必要性を認識していました。動的な作業管理プラットフォームであるSmartsheetが、その課題の解決策となりました。同社は当初、プログラムマネージャーの同僚向けに25ライセンスを提供し、SmartsheetのControl Center内の1つのワークフローブループリントに焦点を当てていました。

ローカルチームはすぐにSmartsheetを採用し、既存のプロジェクトトラッカーの代わりに使用しました。これにより、より多くの従業員がプラットフォームのメリットを実感するにつれ、拡張の需要が高まりました。Hilber氏のチームは、iControlsと呼ばれるグローバルプログラム管理ツールを開発しました。これは、大陸全体のプロジェクトマネージャーやチームからのデータを統合し、共通の目標に向けて国際的な取り組みを調整します。

また、Smartsheetの柔軟性により、Convergintは顧客に合わせてデータプレゼンテーションをカスタマイズし、透明性とコミュニケーションを強化することができました。この適応性は、顧客のニーズに応え、一貫したデータ配信を維持する上で非常に重要でした。

地域の権限強化はConvergintにとって重要な戦略でした。パワーユーザーとして指定されたユーザーの約10%には、シート、ダッシュボード、その他のプロジェクト管理ツールなど、必要なツールを作成する自主権が与えられました。この分散型アプローチによりボトルネックが回避され、プロセスが高速化されました。Hilber氏自身は、ニューヨークの請求チーム向けに、現金回収にかかる時間を30日以上大幅に短縮するツールを作成しました。

Smartsheetの広範な導入を促進するために、Convergintはパワーユーザーが主導する隔週のトレーニングプログラムを実施しました。この取り組みにより、知識の共有が促進され、同僚が課題に取り組み、情報を共有するためのサポートネットワークが提供されました。リソースポータルとカスタマーサクセスマネージャーによる四半期ごとのトレーニングセッションにより、全てのユーザーがSmartsheetの最新の機能について常に最新の情報を得ることができました。

Smartsheetを使用してから5年間で、Convergintのユーザーベースは世界中で230人から9,900人に拡大し、外部コラボレーターも大幅に増加しました。この成長は、社内外のコラボレーションを促進するプラットフォームの有効性を反映しています。

Convergintのポートフォリオ管理へのアプローチは成功を収めており、組織全体に一貫性と権限を提供します。プロジェクト管理において適応し革新する同社の能力は、統一されたグローバル戦略を維持しながらローカルチームを可能にする力の証です。

出典：Smartsheet