ヘルスケアと医学教育のリーダーであるUTHealthは、米国食品医薬品局（FDA）がワクチンの緊急使用を許可したため、12,000人の従業員に新型コロナウイルス感染症のワクチン接種を行うという課題に直面していました。この問題に対処するために、UTHealthはSmartsheetと協力して、予約のスケジュール設定、フォローアップ、州および連邦当局への重要な健康データの報告のプロセスを簡素化するシステムを開発しました。

UTHealthの一部であるUT Physiciansの診療所運営パフォーマンス改善担当ディレクターであるLindy Anderson-Papke氏は、一流のケアを提供するという彼らの使命を重視していました。彼女のチームは、Smartsheetを活用して運用とパフォーマンスを向上させることに尽力。管理プロセスを迅速に確立する必要があるため、UTHealthは紙ベースの方法ではなくデジタルソリューションを選択しました。

Smartsheetプラットフォームは、自動化機能、フォームによる情報収集、データ管理とレポート作成に活用されました。予約のスケジュールを設定するだけでなく、ワクチンの製造元とロット番号を記録し、ワクチン接種後のさまざまな間隔で従業員の副作用を監視するためにも、Smartsheetは重要でした。

UTHealthはまた、ワクチン接種データと追跡報告書を組織の指導部および健康監視グループと共有する責任も負っていました。彼らは毎日のデータをテキサス州緊急事態管理局（TDEM）に報告するよう義務付けられていました。

UT Physiciansの業務パフォーマンス改善スペシャリストであるOrapun Phuthomdi氏は、Anderson-Papke氏とともにSmartsheetと協力して、1週間以内に実装できるソリューションを作成しました。彼らが開発したシステムは、SmartsheetのCOVID-19ワクチンテンプレートセットの基礎となりました。

集団ワクチン接種プロセスは、Smartsheetフォームを通じて予約を設定することから始まり、プロセスには1回目と2回目の接種の両方に対する自動リマインダーが含まれていました。このシステムにより、UTHealthスタッフは毎日平均200人の従業員のワクチン接種を効率的に管理できるようになりました。

従業員がワクチン接種のために到着すると、システムによりスタッフが従業員をチェックインし、ワクチンのロット番号を記録し、観察期間中の症状を記録できるようになりました。ワクチン接種後に、従業員が経験した症状について質問するためのフォームを含む自動メールが送信されました。

Phuthomdi氏は、行政、UTHealth幹部、および従業員感染症対策グループへの報告を容易にするSmartsheetダッシュボードを作成しました。ダッシュボードを使用することで、毎日の進捗状況を示すリアルタイムの数値にすばやくアクセスできるようになりました。

Smartsheetモバイルアプリは、Anderson-Papke氏がワクチン接種会場を訪問する際に貴重なツールであることが判明し、外出先でも予約記録にアクセスしてワクチンの詳細を確認できるようになりました。

従業員の大多数がワクチン接種を完了したため、新入社員へのワクチン接種や追加接種の可能性など、今後の予防接種段階の計画に焦点が移りました。Smartsheetで収集された情報は、UTHealthが新入社員のワクチン接種プロセスを確立するとともに、保健当局からの指示による追加接種の計画作りにも貢献することになりました。

「プロセス全体が私たち全員にとって新しいことでした。しかし、私たちはタイムリーに経営層や州その他の団体に情報を送ることができました」（Anderson-Papke氏）

出典：Smartsheet