全国的に評価の高い小児病院であるConnecticut Children’s病院は、米国教育省および各地域パートナーから6,600万ドルの投資を得て、コネチカット州内地域の子供たちの生活の改善を目的とした、複数のパートナーによる5年間の部門横断的な取り組みを主導する任務を負っていました。同病院のコミュニティーチャイルドヘルスオフィスは、17のパートナー組織からの複雑な請求書のネットワークを管理および監視する必要がありましたが、メールで処理するとプロセスが混乱し、時間がかかります。Connecticut Children’s病院のEVPのエグゼクティブアソシエイトであるLauren Dominique氏は、Smartsheetの支持者となり、プラットフォームの機能を徹底的に調査して解決策を見つけました。

Dominique氏のSmartsheetとの出会いは、マネージャーにこのツールを試すように勧められたことから始まりました。彼女はすぐにSmartsheetを使いこなせるようになり、認定資格を取得し。彼女の専門知識により、請求書の詳細を取り込み、ルーティングワークフローを自動化し、DocuSignと統合して承認プロセスを合理化するSmartsheetフォームが開発されました。この革新により、時間が節約されただけでなく、チームに明確な真実の情報源がもたらされました。

Dominique氏の仕事の影響は計り知れません。請求書の処理時間は最大30分からわずか数秒に短縮され、チームの貴重な時間と精神的な余裕が生まれました。自動化されたシステムにより、情報にすばやくアクセスできるようになり、メールを精査する必要がなくなりました。さらに、Dominique氏はSmartsheetコミュニティー全体向けにテンプレートを作成し、コミュニティー作成テンプレートショーケース賞を受賞しました。

請求書処理以外にも、Dominique氏は紙ベースのアプリケーションからデータベースに直接取り込まれるデジタルのSmartsheetフォームに移行し、ワークフローの改善も実現。さらに、同僚がSmartsheetのDynamic Viewを通じて目標を追跡できるように支援し、四半期ごとのチェックインと更新が簡素化されました。

Dominique氏の次のプロジェクトは、データ入力、ドキュメント生成、メールのフォローアップといった面倒な手作業を伴う、毎月の連邦活動報告プロセスを自動化することです。Smartsheetを使用すると、承認リクエストとリマインダーが自動化され、各レポートのPDFが生成されるため、プロセスがより効率的になります。

Dominique氏のSmartsheetでの成功は、Connecticut Children’s病院に効率性と知名度をもたらしただけでなく、個人的な称賛と専門的な成長にもつながりました。彼女はその優れた貢献が認められ、スポットアワードを受賞し、同僚の間で「ミスSmartsheet」として知られるようになりました。彼女は新たに得た自信と専門知識によって、専門家としての地位を大幅に向上させ、組織内でその分野の専門家となりました。

Connecticut Children’s病院とLauren Dominique氏のストーリーは、複雑な問題を解決するためにテクノロジーを活用することの威力を証明するものです。病院のSmartsheetへの投資とDominique氏の革新的精神により、面倒なプロセスが合理化された効率的なワークフローに変わり、組織全体と彼らがサービスを提供する子供たちに利益をもたらしました。

出典：Smartsheet