- 53の病院と外来診療所のネットワークのデータを一元管理し、年間710万人の患者にサービスを提供
- Smartsheetでプロジェクト管理を合理化し、プロジェクトの処理時間を短縮して効率を向上
- カスタムダッシュボードにより可視性と説明責任が強化され、オンボーディングと採用のプロセスがより正確に
信仰に基づくヘルスケアシステムであるAdventHealthは、患者の身体、心、精神のケアに専心しています。53の病院、多数の外来診療所、急性期後ケア施設を含む広大なネットワークを持つAdventHealthは、9つの州で毎年710万人もの患者にサービスを提供しています。この組織のプロジェクト管理部門はSmartsheetを導入し、建設からプロセス改善、医師のオンボーディングまで、さまざまなプロジェクトの追跡方法を変革しました。
Smartsheetを導入する前、AdventHealth West Floridaのチームはプロジェクト追跡において大きな課題に直面していました。適切なツールがなかったため、チームメンバーはメールとスプレッドシートに大きく依存しており、プロジェクトやプロバイダー情報の可視性が低くなっていました。この非効率性により、作業が重複したり、手作業によるフォローアップが過剰になっていました。AdventHealthのプロジェクト管理担当副社長であるMaria Boyd氏は、最新のプロジェクト情報を追跡するのに時間がかかり、フォローアップメールが絶えず必要だったと説明してくれました。
Smartsheetの導入は、AdventHealthにとって転機となりました。Smartsheetのユーザーフレンドリーなローコード環境により、プロジェクト管理チームは効率的で使いやすいカスタムプロジェクト管理ソリューションを構築できました。現在、Smartsheetはプロバイダーのオンボーディングとオフボーディング、医師の採用、構築、部門の取り組みを管理するために毎日利用されています。自動化されたワークフローにより、西フロリダ全体の関係者に期限のリマインダーとマイルストーンの通知が送信され、タイムリーな更新と進捗状況の追跡が可能になりました。
Smartsheetの機能は、プロジェクトチーム、関係者、および経営陣向けの詳細なプロジェクトレポートとダッシュボードの作成にまで及びます。これらのダッシュボードはリアルタイムの指標とステータス更新を提供するため、各部門は主要なオンボーディング情報にアクセスでき、経営陣は各プロジェクトフェーズの包括的な概要を把握できます。Smartsheetで外部の関係者からの取得データの収集と保存も容易になり、財務文書のアップロードプロセスが簡素化されました。
AdventHealthでは、Smartsheetで全てのプロジェクトデータが1カ所に集約されたため、頻繁なメールやスプレッドシート検索が不要になりました。Smartsheetは、プロバイダー、医師の採用、ロケーションデータに関する唯一の情報源となり、チーム業務が効率的かつ効果的に遂行されるようになりました。
オンボーディングプロセスの精度も大幅に向上しました。幹部はリアルタイムデータをより正確に把握できるようになり、必要なドキュメントにすばやくアクセスし、オンボーディング段階または退職段階にある医療従事者の数を監視できるようになりました。この透明性により、採用チームの時間が節約され、採用およびオンボーディングプロセスの期間をより明確に把握できるようになりました。
Smartsheetのおかげで、AdventHealthはプロジェクトの所要時間を短縮できました。プラットフォームの効率性により、プロジェクト管理部門はプロセスをより迅速に進め、管理タスクの自動化で手作業によるデータ入力やメール送信の時間とリソースを削減できました。「少なくとも2人の追加スタッフがいないとできなかったことを、Smartsheetの自動化機能がやってくれました」（Boyd氏）
AdventHealthでは、Smartsheetの追加機能や機能の検討を続けており、その好影響が組織全体に広がっています。日常的なプロセスの改善と組織全体の可視性の向上により、AdventHealthは業務運営を真にDXすることができました。