Philipsは、ヘルスケアの未来を形作る上で130年以上の歴史を誇り、臨床試験は科学的な進歩において極めて重要な役割を果たしてきました。Philipsの臨床業務マネージャーであるGemma Quinn氏は、研究における患者の安全、品質、完全性を重視しています。しかし、これらの試験の管理は、その複雑さと多数の関係者間の緊密な連携の必要性から、決して簡単な業務ではありませんでした。

プロジェクト管理機能を強化するために、Philips Clinical Operationsチームは、ユーザーフレンドリーなインターフェイスと適応性で知られるソフトウェアであるSmartsheetを採用しました。この選択は、情報ギャップを埋め、タスク、タイムライン、リソースを1カ所に集約することを目的としていました。Smartsheetの柔軟性は、チームが時間とリソースをプロジェクトに効果的にリンクできるようにしたため、重要な要素でした。

Smartsheetの導入により、Philipsが新しい臨床試験を開始する方法が一変しました。グローバルな臨床プロセスに合わせた標準プラン、タイムトラッカー、ダッシュボードを含むプロジェクトツールキットが開発されました。このツールキットは、プロジェクトマネージャーが一貫性と効率性を保ちながら新しい試験を迅速に開始するためのブループリントとして機能します。SmartsheetのControl Center機能により、テンプレート、レポート、フォームにすぐにアクセスできるほか、単一のポートフォリオダッシュボードで各研究のフェーズをすぐに把握できます。

プロジェクトマネージャーがSmartsheetリクエストフォームに記入すると、Smartsheetに調査フォルダーが作成されます。このプロセスは、さまざまなプロジェクトステージでさまざまなフォームを使用することで効率化され、いつでもどこからでも情報を収集できるため、タスクの進行が加速されました。

Smartsheetは、Philipsチームに各プロジェクトの包括的なビューを提供し、必要に応じて詳細を掘り下げる機能も提供。さまざまなツールやプラットフォームからの一貫した指標がまとめられ、ポートフォリオレベルの包括的なビューが作成され、詳細なダッシュボードによってプロジェクトのステータスに関するより深いインサイトが得られるようになりました。

各チームとプロジェクトには、明確なステータス表示システムを備えた独自のダッシュボードとシートがそれぞれ用意されています。シンプルな色分け（予定通りは緑、遅延はオレンジ、大幅に遅延は赤）により、チームはプロジェクトの進捗状況を監視し、問題に迅速に対処できるようになりました。

コラボレーションは、Smartsheetが大きな影響を与えたもう1つの分野です。Smartsheetのシートには、プロジェクトの設定に必要な全ての情報が含まれているため、メールによるコミュニケーションへの依存が軽減。Smartsheetの会話機能機能により、チームメンバー間でリアルタイムで状況に応じたコミュニケーションが可能になりました。

Smartsheetフォームを使用すると、複雑なシートを操作せずに投稿者が更新を行うことができ、関係者の関与がさらに促進されます。自動通知によって関連するフォームに誘導され、完了すると更新内容がプロジェクトシートに自動的に入力されます。

Smartsheetが提供するグローバルビューは、各トライアルの複雑さ、タイムライン、依存関係を関係者に共有。依存関係が可視化され、タスクの遅延がプロジェクト全体に与える影響をハイライトしてくれます。

Philips Clinical Operationsは現在、将来のプロジェクトの効率性を向上させるために、リソースの管理と割り当てを最適化したいと考えています。チームは、Smartsheet内で新しい設定を試験的に導入し、役割の調達と割り当てのための信頼性の高いプロセスを確立しています。

SmartsheetはPhilipsにとって不可欠なツールとなり、臨床オペレーションチームがリソースを予測し、使用状況を追跡し、プログラムをリアルタイムで管理できるようになりました。経営陣は意思決定のための重要なダッシュボードにアクセスできるようになり、Philipsのイノベーションへの取り組みはさらに前進します。

出典：Smartsheet