ダラス大都市圏に位置する米テキサス州Southlakeの賑やかな都市では、地方自治体が地域社会へのサービスの向上に大きく前進しました。人口37,000人の市は、緊急対応、公共事業、レクリエーション施設など、一流の市サービスを提供することに尽力しています。この取り組みの中心となるのは、Southlakeが運営を管理し、市民と関わる方法に革命をもたらした動的なプラットフォームSmartsheetでした。

副消防署長のKurt Hall氏は、「時間は重要だ」と緊急事態における対応時間の重要性を強調し、Smartsheetがこの時間を改善し、命を救う可能性があると評価しています。このプラットフォームのリアルタイムの監視および管理機能により、市は緊急派遣の遅れを即座に把握できるようになり、問題が発生したときに対処し、将来的にはその問題を防ぐことも可能になりました。

この取り組みは、市のパフォーマンスおよびイノベーション最高責任者であるDale Dean氏が、市の部門全体でのコラボレーションと管理の合理化を目指したときに始まりました。Smartsheetは、ばらばらのスプレッドシートや煩雑なメールチェーンをデータ管理のための集中システムに置き換えるソリューションとして登場しました。これにより、戦略計画とサービス管理が大幅に改善され、市職員間の協力的な環境が促進されるというさらなる利点も得られました。

SouthlakeにおけるSmartsheetの最も影響力のあるアプリケーションの1つは、緊急対応時間の管理です。市は、緊急対応のさまざまな段階に正確な目標を設定する国際認定基準を遵守しています。Smartsheetはこれらの重要な時間を自動的に捕捉するため、チームは応答が目標を超えた時点を迅速に特定し、即座に行動を起こすことができます。

このプラットフォームのメリットは緊急サービス以外にも広がります。Smartsheetは、モバイルアプリを介して市のプールやレクリエーションセンターの水質データを取得するためにも使用され、差異があればすぐに対処できるようにしています。さらに、市のマスタープランニングプロセスはSmartsheet上に構築されており、幅広いプロジェクトに対して透明性と説明責任を提供。市民は公園開発から資本整備に至るまで、地域の取り組みの進捗状況を追跡できるようになり、コミュニティーへの関与と監視の意識を育むことができます。

Smartsheetは、データテーブルの更新などのプロセスにおける不必要な遅延を排除するため、管理機能でも非常に有益であることが証明されています。この効率性は、市の管理者がタスクの追跡、物流管理、オフィス再開の準備のためにSmartsheetに依存していたコロナ禍では特に有益でした。

Smartsheetの使いやすさは、Southlake市政府内で広く採用される重要な要因となっています。100人を超えるライセンスユーザーと2倍の共同作業者を擁するSmartsheetは、都市管理に不可欠なツールとなっています。ユーザーフレンドリーなインターフェイスと包括的なトレーニングリソースにより、さまざまな部門の従業員が独自のソリューションを開発できるようになり、市の業務効率がさらに向上しました。

出典：Smartsheet