Century Softwareは、2008年の設立以来、目覚ましい成長軌道を歩んできました。財務管理ソフトウェアソリューションを専門とする同社は、財務会計を超えて範囲を拡大し、一連のエンタープライズソリューションをマレーシア、シンガポール、インドネシア、香港の政府機関に提供しています。

Century Softwareの顧客ベースの拡大により、特にプロジェクト管理において一連の課題が生じました。プロフェッショナルサービスのシニアゼネラルマネージャーであるAshikin Aris氏は、最大50のプロジェクトを同時に管理していることに気付きました。プロジェクト管理は手動であるため、Aris氏は最新情報を得るためにチームメンバーに個別に連絡する必要があり、このプロセスは時間がかかり非効率的でした。

同社の既存のプロジェクト管理ツールは、進化するニーズに対応できるほどカスタマイズ可能ではありませんでした。「リソースの管理、進捗状況の追跡、タイムラインの監視をより効果的に支援するための中央ツールが必要でした」とAris氏は述べています。以前のツールのライセンスが期限切れになったとき、Aris氏は他のオプションを検討し始め、Smartsheetを発見しました。

Smartsheetの柔軟性とカスタマイズ機能は、まさにAris氏が探していたものでした。「自分のデータとプレゼンテーションを微調整できる必要があります。これが、Smartsheetを私にとって魅力的なものにした重要な要素です」（Aris氏）

Smartsheetの採用により、Century Softwareのプロジェクト管理プロセスが革新されました。Aris氏は、プロジェクト管理オフィス（PMO）の管理作業負荷を軽減することで、日本円換算で年間約300万円超の大幅なコスト削減が達成されたことを強調しました。Smartsheetでデータの可視性が向上し、リマインダーが自動化され、リソースの生産性が向上したため、チームはクライアントサービスに集中できるようになりました。

Smartsheetを使用すると、販売の引き継ぎがより効率的になりました。PMO責任者は、プラットフォームを通じてプロジェクトマネージャーを割り当て、リソース割り当ての自動リマインダーを設定できるようになりました。リアルタイムダッシュボードのメインシートにより、全員に情報が提供され、準備が整います。

以前は、ステークホルダー向けの月次プロジェクト状況レポートの作成に最大1週間かかり、意思決定に十分な情報が不足することがよくありました。Smartsheetを使用すると、情報の収集と提示のプロセスが合理化され、プロジェクトの更新にかかる時間が節約され、すぐに利用できるデータで会議の生産性を向上できました。

Century Softwareは、統合を通じて自社の機能を強化できる可能性も認識していました。同社は、クラウドベースのERPソリューションであるAcumaticaを利用して、政府の会計および財務システムを開発しました。AcumaticaのプロジェクトコストトラッキングをSmartsheetのプロジェクト管理機能と統合することで、拡張されたプロジェクト管理機能をクライアントに提供できるようになりました。

統合の成功を受けて、Century Softwareはこのソリューションを他のクライアント向けに複製することを検討しています。Smartsheetとのデータ通信をさらに強化するためにロボットプロセスオートメーションの使用を検討し、クライアントの進化するニーズを満たす高品質のソリューションを提供することに尽力しています。

出典：Smartsheet