スイスに本社を置くOerlikonは、自動車、医療、工具、繊維、航空宇宙などの業界向けの高度なコーティング技術を専門とするグローバルテクノロジーグループです。11,000人を超える従業員を擁するOerlikonは、世界37カ国で事業を展開しています。2018年に同社が顧客ポートフォリオを急速に拡大し始めたため、より効率的なプロジェクトの優先順位付けと管理システムが必要であることが明らかになりました。緊急性に基づいて非公式に管理されていた以前のシステムは、成長を続ける企業にとってもはや十分ではありませんでした。

これに対処するため、Oerlikonは2018年後半に需要管理プロセスを導入し、2019年までに最初のプロジェクト管理オフィス（PMO）を設立しました。しかし、グローバルなSAPの展開に全てのITおよびビジネスプロジェクトの能力が費やされ、利用可能なITサポートが不足して不満が生じていました。これにより、より構造化された透明性の高いプロジェクト管理アプローチの必要性が浮き彫りになりました。

Oerlikonは、SmartsheetでITサービスとプロジェクト用のグローバルな時間追跡システムを実装しました。Smartsheetの柔軟性は、Oerlikonがコンサルタントを常に必要とせずに独自に変更を加えることができるため、導入の重要な要素となりました。このシステムにより、Oerlikonの全体的な戦略に沿って、KPIに基づいてプロジェクトの優先順位付けが可能になりました。

同社のITおよびビジネスプロジェクトは、有機的成長、効率と人材、無機的成長（合併と買収）という3つの柱に分類されていました。この分類により、会社の戦略目標との整合性に基づいてプロジェクトに優先順位を付けることができるようになりました。Smartsheetは、チームにとって使いやすく便利な、プロジェクトのレビュー、承認、優先順位付けの新しいプロセスを構築するために使用されました。

Smartsheetのリアルタイムダッシュボードにより、手動でレポートを作成する必要がなくなり、チームはより付加価値の高いタスクに集中する時間を確保できるようになりました。また、これにより、プロジェクトのステータスと予算を最初から最後まで包括的に把握できるようになり、世界中の全てのITベースの取り組みとプロジェクトの透明性が最大限に高まりました。

このプロジェクトの成功は、AMXなどのテクノロジーパートナーを含む全ての関係者から祝福されました。OerlikonとAMXのコラボレーションでは、ブレーンストーミングとソリューションの構築が共同で行われ、AMXはスイスのPfäffikonにあるOerlikonのオフィスで現地サポートを提供しました。

使いやすさをさらに高めるために、OerlikonとITプロジェクトおよびポートフォリオ管理責任者のGummert-Loellke氏は、Smartsheetのプロジェクト用テンプレートを開発しました。これらのテンプレートを使用すると、ポートフォリオの管理とレポートの生成が簡単になります。ダッシュボードのセットアップが直感的で、プロジェクトが自動的に展開されるため、新入社員のオンボーディングプロセスが効率化されました。

Oerlikonでは、Smartsheetを導入したことでプロジェクトとポートフォリオの管理が簡素化されただけでなく、プロジェクト管理に対する協力的でアジャイルなアプローチも促進されました。

出典：Smartsheet