Sevenは世界の占有不動産業界において独自の立場にあります。そのチームは、ヨーロッパの最も著名な法人不動産会社で得た豊富な経験を持っていますが、成長する独立した企業として、プロセスと慣行を刷新する柔軟性も備えています。SmartsheetはSevenにアジャイルな運営と顧客第一主義をもたらしています。

Sevenのサービスは、用地の選択と建設プロセスの管理にとどまらず、組織の変更、戦略、人材のワークストリームをカバーしています。複雑な占有不動産プロジェクトを管理するには、Sevenのメンバー、その他の専門コンサルタント、クライアント企業内のさまざまな利害関係者グループからなる集中的で組織化されたチームが必要です。全員に最新情報を提供して順調に進めるために、Sevenはスプレッドシート、Word文書、およびメールに依存していましたが、どのバージョンに最新かつ正確な情報が含まれているかを見失っていました。SevenのディレクターであるAnup Patel氏は、すぐに習得でき、効率的に使用でき、数百のプロジェクトコンポーネントを問題なく管理できる、堅牢なプロジェクト管理ツールを探していました。

「Smartsheetを試した瞬間、これは正しい、これを使うべきだと確信しました。Smartsheetを見つけたのは水曜日で、金曜日までには購入を完了し、月曜日には使い始めていました」（Patel氏）

Patel氏は、Smartsheetの幅広い視覚化オプションを特に気に入りました。建設チームはおなじみのガントチャートを活用し、組織変革リーダーはカードビューやテーブルなどのオプションを使用して、データと進捗ステップを関係者にとって意味のあるものにできます。

クリティカルパスを作成して依存関係を接続する機能では、ある段階での遅延が後続の期限を危険にさらす前に確実に把握して解決できるようになりました。最も重要なことは、Smartsheetは、大規模なチームによって管理される相互接続された多数のプロジェクトをサポートできるように拡張できることでした。

「あらゆるプロジェクトが直面する主な課題の1つは、さまざまなステークホルダーとのコラボレーションです」と、SevenのプロジェクトマネージャーOlga Pushkina氏は説明してくれました。「プロジェクトチームには15を超えるさまざまな組織のメンバーが所属しており、それぞれが全く異なる業務を行っています。調整が最も重要です。私があるグローバルな日用消費財クライアント向けに開発したプログラム側の統合は、Smartsheet上で400を超える不動産プロジェクトを追跡し、4つの異なる組織の50人の異なる担当者がSmartsheet上で最新データを共有するものでした」（Pushkina氏）

Smartsheetの主な利点は、プロジェクトチームのメンバー全員が共有プロジェクトシートを操作するために個別のライセンスを購入する必要がないという事実です。これは、特定の取り組みにおいて短期的または限定された役割しか持たないサードパーティーおよびクライアントのチームメンバーにとって重要です。

「私たちはエンタープライズライセンスを持っており、全てを管理しています。私たちはシートとワークスペースの所有者であり管理者ですが、プロジェクトチームを招待してアクションとリスクを割り当てられる点がいいですね。彼らはプロジェクトの一部であり、自分自身のアクティビティーに入って更新できます。ライセンスは必要なく、ログインして実行するだけです」（Patel氏）

SevenはSmartsheetで以下のような顧客対応のさまざまなビジネス機能を合理化し、簡素化しています。

• プロジェクトのセットアップと入力：プロジェクト要件に基づいて情報を自動フィルタリングし、統合フォームでさまざまなシートに送信し、新しいプロジェクトをシステムに追加できます。
• データ分析：プロジェクト所有者は、数式でプロジェクトの財務状況や予測を計算できます。また、各チームメンバーのワークロードと新しいクライアントプロジェクトに対する可用性評価も可能です。
• レポートと監視：ダッシュボードが最高レベルの関係者に可視性を提供し、詳細をドリルダウンできます。
• 人材採用：求職者がフォームで応募を送信すると、自動化されたワークフローで採用担当者が一連の面接を調整し、採用プロセスを進められます。

定期的なプロジェクト状況会議も様変わりしました。毎月のプロジェクト会議では、情報の収集と準備に半日を要していましたが、Smartsheetではチームメンバーが会議中に現在のデータを簡単に取得できるため、年間で1週間分の会議時間をクライアントビジネスに回せるようになりました。会議自体の運営もより効率化され、さらに時間が節約されています。「通常の会議は1時間ですが、以前は前回の会議の議事録を確認するだけで30分を費やしていました。なぜなら、何が更新され、誰が何をしたか誰も分からなかったからです。今は、完了していないアクションやリスクフラグなどを瞬時に把握できるため、その時間を問題解決に使えています。リストの解読に時間をかけるのではなく、問題を解決して前進することに集中しています」（Patel氏）

変化したのは会議だけではありません。Sevenでは、Smartsheetを使用してプロセスを合理化し、作業慣行を根本からより効率的しています。「これまでは、自分たちのプロセスに合わせてツールを徹底的に調整していました。今は逆で、Smartsheetの力でプロセスをより効率的にし、それに合わせて調整しています。私たちはテクノロジーを利用して透明性とコラボレーションを促進していて、これが多くのお客様にも好評です」（Patel氏）

Smartsheetは、Sevenがテクノロジーを使用してプロセスを簡素化し、透明性を推進していることに感銘を受けている潜在的な顧客にとって重要な差別化要因です。Pushkina氏によると、ある大手非営利団体では自社の技術システムが時代遅れでアップグレードの予算も最小限だったので、Sevenのリソースを活用してプロセスを管理し、問題を解決できたとのことです。

わずか数年で、Sevenは2人の創設者から20人を超えるチームに成長し、急速な拡大を続ける軌道に乗りました。Smartsheetは、効率的なデータ管理を提供し、迅速なインサイト獲得を可能にし、クライアントに対する説明責任を推進することで、その成長にとって極めて重要な役割を果たしてきました。

「誰がいつSmartsheetを使用したか、最後に更新されたのはいつか、常に確認できるので、プロジェクトメンバーは隠れる場所はありません。自分に割り当てられた行動に対して責任があり、これはプロジェクトチームの行動を変革してくれました」（Patel氏）

出典：Smartsheet