企業不動産の世界的リーダーであるJLLは、Smartsheetの力を活用して、パイプライン開発から改修、建設の最終段階に至るまで、膨大な数の建設プロジェクトを管理してきました。この革新的なツールにより、JLLはリアルタイムの更新情報を主要な関係者と共有できるようになり、JLLの一員であるか顧客企業であるかにかかわらず、全員が同じ認識を共有できるようになりました。

ある大手商業クライアントが、独自のプロジェクト管理テクノロジーとの互換性の問題を理由に、JLLの社内システムの使用に難色を示したことがありました。それを機にJLLはSmartsheetを導入。プログラムデータを管理および監督する方法が変革され、両社間のデジタルディバイドを埋める貴重なツールとなりました。

JLLのアカウント運用責任者であるBetsy Solomon氏は、アソシエイトプロジェクトマネージャーのBecca Fecht氏とともに、世界中の顧客のために商業不動産のロングリストを管理しています。彼らの責任はこれらの不動産のライフサイクル全体に及び、請負業者のパフォーマンス、建築許可、現地の規制の順守など、プロジェクトの多数の詳細を監視する必要があります。JLL内のさまざまなチームおよびクライアントの組織と関連情報を共有できる能力は、成功にとって非常に重要です。

プロジェクトの成果を高めるためにデータと分析を活用する方向に業界が移行していることを認識していたSolomon氏の目標は、データの収集と配布を仲介業者に依存するのではなく、個人がデータのソースに直接アクセスできるようにすることでした。クライアントのシステムからの情報をSmartsheetに統合することで、Solomon氏とFecht氏は詳細なデータを取得するだけでなく、それを包括的なビューに集約し、ダッシュボードを介してほぼリアルタイムで関係者と共有するソリューションを作成しました。

Fecht氏は、Smartsheetを使用することで効率が向上し、メールや1回限りの情報リクエストの量が大幅に削減されたことを高く評価しています。ダッシュボードは関係者にとっての中心的な参照ポイントとして機能し、コミュニケーションと情報共有を合理化します。

Smartsheetを採用する前は、Solomon氏とFecht氏はスプレッドシートに依存してデータを編集し、更新を配布していました。今はSmartsheetを使用することで、単一ソースから最新のデータを提供できるようになり、クライアントのプロジェクトポートフォリオの戦略的な指導と監視により多くの時間を割けるようになりました。Solomon氏は当初、多数のユーザーにデータを公開することに不安を感じていましたが、データによってクライアントの組織内で促進されるインサイト、可視性、コラボレーションの様子にうれしい驚きを感じたそうです。

Smartsheetの使用により、クライアント企業とJLL双方のリーダーへのレポート機能も強化されました。Solomon氏とFecht氏は、分かりやすいビューでインサイトを提供し、具体的なエビデンスをもとに評価とレコメンデーションをサポートできるようになり、分析から行動への移行が迅速化されました。

SmartsheetはJLLとクライアント間のプロジェクト管理とデータ共有を改善しただけでなく、コラボレーションと戦略的意思決定も促進しました。Smartsheetは、データをプロアクティブな問題解決と効率的なプロジェクト実行のためのツールに変換したのです。

出典：Smartsheet