大規模な企業イベントの企画運営となると、課題は膨大です。Boxのグローバルイベント担当シニアディレクターであるKathleen Castaillic氏にとって、この現実はなじみ深いものです。4カ国から10,000人以上の参加者を集め、3,900万人のユーザーベースに対応するBoxworksやBox Devなどのイベントを手掛けたCastaillic氏の日々の業務は、効率的な組織ツールの必要性を物語っています。

こうしたイベントの規模に対応できるソリューションを探していたところ、Castaillic氏はSmartsheetにたどり着きました。プラットフォームは、イベント計画の動的な性質に対応できるようにモバイルであること、膨大な予算とスケジュールを管理できるように拡張可能であること、そしてチームのロジスティクスのストレスを軽減するために明確なプロジェクトロードマップを提供することが必要でした。

Smartsheetは、Castaillic氏が求めていた一元化されたコンテンツリポジトリーとして登場しました。これにより、講演者とコンテンツトラックの配置を視覚化し、計画用のカレンダーを重ねて表示し、プロジェクトのタイムラインに関連ドキュメントを直接添付できるようになりました。さらに、Boxとの統合によりプロセスが合理化され、Box Notesを作成してSmartsheet内にリンクを埋め込むことができるようになりました。

常に最新情報を把握できることは、Castaillic氏にとって、特にイベントの準備段階では重要でした。Smartsheetモバイルアプリにより、彼女とチームは、時間のかかる会議をすることなく、さまざまなタスクのステータスをすばやく確認できるようになりました。この機能により、チームは場所を問わず、最新の情報にアクセスできる柔軟性を得ることができました。

Smartsheet導入以前、Castaillic氏はExcelスプレッドシートとWord文書を使用してToDoリストを管理し、毎週月曜日に印刷していました。しかし、この方法では4年間と5つのBoxWorksイベントで蓄積された多数のタスクをアーカイブするには不十分であることが判明しました。Smartsheetは、チェックリストを簡潔に整理し、現在および将来にわたって他のユーザーがアクセスできる唯一の情報源となりました。

Smartsheetの包括的な性質により、無数のイベント計画要素の中で重要な詳細を見落とすというよくある問題が解消されました。Smartsheetは、全ての詳細を記録し、コンテンツ、カレンダー、講演者、マーケティング、プレススケジュールなどのさまざまな側面を相互に関連付けることで、何も忘れないようにしました。このレベルの詳細と組織化により、Castaillic氏は将来のイベントの計画に何日も費やす必要がなくなり、SmartsheetがBoxのチームのために全てをまとめることができるツールであることが証明されました。

出典：Smartsheet