オーディオビジュアルインテグレーターであるPro AV Solutionsは、企業での設置を専門としています。シドニーおよびオーストラリア全土で数百万ドル規模の新規設置とリピート顧客によりビジネスが急速に拡大する中、Pro AV Solutionsは、需要の増加に対応するためにスタッフのリソースをスケジュールおよび更新するための、より柔軟なソリューションを必要としていました。Resource Management by Smartsheetにより、Pro AV Solutionsはリアルタイムで更新を行い、顧客サイトで作業が始まる前に潜在的な時間と予算の超過を特定できるようになりました。

Pro AV Solutionsのニューサウスウェールズオフィスのプロジェクト管理マネージャーであるChris Georgiou氏は、Resource Management by Smartsheetが自社の業務に与える影響について説明してくれました。「私たちはSmartsheetを使用してリソースプランニングを管理していました。次に、Resource Management by Smartsheetに移り、リソースの管理方法についてさらに強化しました」（Georgiou氏）

同社は、世界的なコロナ禍による複雑な状況の中で、急速な事業成長を管理するという課題に直面していました。Pro AVがオフィスを構える一部の州は制限的なロックダウン下にありましたが、ニューサウスウェールズ州などの他の州では、職場や旅行の安全に関する新たな手順を採用する必要がありました。これらの課題にもかかわらず、Pro AV Solutionsはシドニーで効果的に事業を継続することができました。

Georgiou氏は、「コロナ禍でいくつかのことにブレーキがかかりましたが、シドニーでは実際にそれを乗り越えることができました。私たちは全く立ち止まっていません」と語っています。リソースを管理するためのより優れたソリューションの必要性が明らかになり、Resource Management by Smartsheetがその答えでした。

Pro AVは数年前からSmartsheetを使用しており、複数のビジネスプラットフォームからのデータを統合してレポートを生成し、テンプレートを使用してプロジェクト管理を簡素化しています。Resource Management by Smartsheetの導入は、プロセスの最適化において大きな前進となりました。

「Pro AVはプロジェクトごとにプロジェクト計画シートを作成し、チームはそこに特定の人材を割り当てています。プロジェクトの調整は毎日、プロジェクトによってはほぼ1時間ごとに行われており、手動での編集も多かったです。今はResource Management by Smartsheet内で、それを複数の方法で行うことができ、さらに迅速に行うことができています」（Georgiou氏）

このプラットフォームにより、Pro AVソリューションはリソース管理の柔軟性が大幅に向上し、管理者が変更をリアルタイムで追跡し、予算、期限、または容量の超過を回避するために必要な調整を行うことができるようになりました。Georgiou氏は、レポート作成の利点も指摘しています。これにより、オープンおよびクローズされたプロジェクトのレビュー、販売労働時間と使用時間の比較、月、四半期、および会計年度ごとの傾向の確認が容易になります。

「プロジェクトの進行中、またはプロジェクトが開始される前であっても、実際の数値を確認するのは本当に目を見張るものがありました。以前はこのような可視性はありませんでした。今では、今後何が起こるかをよりよく把握できるようになり、実際にリアルタイムで調整できるようになりました」（Georgiou氏）

Resource Management by Smartsheetの使いやすさにより、Pro AV Solutions内のさまざまな部門への展開が容易になり、プロジェクト開発が改善され、収益性がさらに向上するでしょう。Pro AV Solutionsが使用していた従来のCRMシステムは、必要なデータを簡単に提供できなかったため、プロジェクトの入札が低くなり、利益が減少する可能性がありました。

「Resource Management by Smartsheetでは、それがリアルタイムで実現されます。プロジェクトが稼働する前、誰かが現場に足を踏み入れる前、またはクライアントとの会議を行う前に、どのパラメータを使用する必要があるか、それらが適切かどうか、予算を超えるか下回る可能性があるか、すぐに確認できます」（Georgiou氏）

出典：Smartsheet