従業員の仕事関連経費の払い戻しは複雑なタスクですが、払い戻しソリューション企業であるMotusは、Smartsheetのリアルタイムデータ機能を使用して合理化を実現しました。この革新的なアプローチにより、Motusは遠隔地の従業員に車両の走行距離、スマートフォンの使用量、ブロードバンドの費用を迅速かつ正確に支払うことが可能になりました。

Motusの戦略運用マネージャーであるShea Pivnicka氏は、会社全体の効率性と拡張性のあるソリューションの構築に注力しています。Motusの目標は、顧客が個人アセットをビジネス目的で使用した従業員に適切に補償できる償還ソリューションを提供することで、ワークライフを向上させることです。同社の車両、デバイス、位置情報の各部門は、この目的のために独自のソリューションを提供しています。

Motusではコラボレーションが重要であり、いくつかのチームが独自の償還プラットフォームで協力していました。Pivnicka氏の役割には、複数の部門にわたる日常的なコミュニケーションが含まれています。以前、同社は内部コミュニケーションをSlackとメールに依存していましたが、Smartsheetへのフィードバックプロセスの導入により、サポートチームからの製品提案の収集方法と対応方法が大きく変わりました。

Smartsheetは、Motus内のコミュニケーションを改善しただけでなく、大幅な時間の節約にもつながりました。運用部門では、リーダーが重要な情報に永続的にアクセスできるようにするSmartsheetダッシュボードのおかげで、データ処理にかかる時間を月に約15時間節約できました。

クライアントは、Smartsheetダッシュボードが提供する可視性に対して非常に肯定的な反応を示しており、Motusはプラットフォームを使用した追加の顧客対応の機会を検討するようになりました。

Motusでは、カスタマーヘルススコアリングシステムを開発するために、Smartsheet Salesforceコネクタを採用しました。このツールにより、顧客アカウントのより深い分析とより積極的なディスカッションが可能になり、年次更新の予測が強化されました。

Control CenterとDynamic Viewを含むSmartsheet Advanceの導入により、プラットフォームの機能がさらに拡張されました。例えば、製品テスト中にSmartsheet Jiraコネクタを使用してJiraチケットの進捗状況を追跡し、テスター、製品チーム、プロジェクト管理間の調整できました。

Smartsheetを使用する主な利点は、自動化とデータ処理の強化です。これにより、Motusは人的エラーを削減し、リアルタイムデータを提供し、アクセス制御を効果的に管理できるようになりました。Control Centerのテンプレートにより顧客のオンボーディングが合理化され、Smartsheetを通じて人員配置モデルを管理することで、Motusは新しい仕事のキャパシティーをより正確に見積もることができます。

Pivnicka氏は将来を見据えて、Dynamic ViewやPivotなどの機能を熱心に検討し、効率性と拡張性においてさらに大きなメリットが得られると期待しています。Smartsheetの使いやすさは大きな利点であり、Pivnicka氏とMotusの従業員たちは、プラットフォームの直感的なデザインと、シートを接続して複雑な計算を実行できる機能を高く評価しています。

MotusのSmartsheetでの経験は圧倒的にポジティブであり、同社は将来的にはより野心的なプロジェクトにこのプラットフォームを活用する予定です。プロセスを自動化し、コミュニケーションを強化することで、Smartsheetは今後数年間にわたってMotusの成長をサポートする準備ができています。

出典：Smartsheet