1999年以来、Homecare Homebaseは、成長するホームケアおよびホスピス業界のテクノロジーニーズに応えてきました。包括的なプラットフォームと幅広いサービスにより、同社は管理および運用の負担を軽減し、主要な指標を可視化して、在宅医療提供者が患者に集中できる時間を増やすことができます。

Homecare Homebaseのマーケティングチームは、会社が提供するものと、そのサービスが患者の転帰の改善にどのように役立つかを紹介するさまざまなイベントやキャンペーンを通じて顧客と関わります。チームは、情報へのアクセスを改善し、タスク管理を容易にするソリューションを模索しました。

創造的で教育的なコンテンツがたくさん出回っているため、Homecare Homebaseの人々は、必要なものを見つけるための簡単で信頼性の高い方法を必要としていました。そこでマーケティングチームは、全てのアセットとガイドラインをBrandfolderに移動し、分類しました。「今では、BrandfolderにライブURLを備えたウェブベースのブランドブックができました」とHomecare Homebaseのブランドおよびマーケティング運用担当ディレクターのSara Cook氏は言います。従業員がアクセスできる内部ブランドポータルと、社外の誰もが公開コレクションにアクセスできる外部バージョンがあります。どちらにも、利用可能な最新の情報とアセットが含まれています。

「Brandfolderは私たちの唯一の信頼できる情報源となっています。キーワードでアセットを検索できるため、非常に使いやすくなっています。また、全てが最新であることを確認するために、所有者に自動更新メールを送信できます。これで、新しいバージョンのロゴやアセットが登場したときはいつでも、マーケティングチームがそれを置き換えるだけで、ライブリンクをクリックすると誰でもすぐに新しい情報を確認できるようになります。以前は、多くの従業員がブランド基準のPDFをダウンロードして自分のコンピューターに保存し、新しいバージョンがあるかどうかを確認するために戻ることはありませんでした。今ではオンラインのブランドガイドにアクセスしてそこから入手できるようになりました」（Cook氏）

Homecare Homebaseは、最新のアセットとブランドガイドラインをBrandfolderに保存することで、シャッフル中にブランドの更新が失われないようにしています。従業員がBrandfolderで必要なものが見つからず、何か新しいものを作成する必要がある場合は、マーケティングチームが設定したリクエスト受付フォームを使用できます。「リクエストに答えるために人々が何百万もの質問を見て行き詰まってしまうようなことはしたくありませんでした。そのため、マーケティングインテークシートで条件付きロジックを使用して、特定の回答に関連するフォローアップの質問をトリガーしています。例えば、ケーススタディーの制作を依頼する場合や展示会に参加する場合、フォームには同じ質問は出てきません」（Cook氏）

マーケティングリクエストのDynamic Viewを表示するポータルも設定されており、リクエスト者はリクエストの進行状況を確認できます。Dynamic Viewでは、管理者とユーザーに対して異なるビューが有効になるため、要求者は全ての要求のより簡潔なダッシュボードを取得できます。依頼者には、名前、プロジェクトのタイトル、担当者、予定納期など、依頼者にとって適切な列のみが表示されます。また、特定のプロジェクトに関する質問をすぐに問い合わせることもできます。

マーケティングカレンダーには多数のイベントがあり、マーケティングプロジェクトに関するさまざまなシートやさまざまなレポートがあるため、チームはチームの全員に自分たちが行っていることの概要を説明したいと考えました。そのために、Cook氏は2つの主要なWorkAppsを構築しました。1つはマーケティング業務用、もう1つは予算用です。

「非常に明確かつ簡単に、誰でも関連情報をすぐに見つけることができるようになりました。WorkAppsはモバイルデバイスから簡単にアクセスできるため、外出先でもチームの最新情報を常に把握できます」（Cook氏）

ほとんどのマーケティングチームと同様、Homecare Homebaseのチームも常にさまざまなプロジェクトやリクエストをやりくりする必要があり、これを追跡するのは以前は困難でした。「以前は、人々はオフィスに立ち寄ったり、メールやプライベートメッセージを送って要望を伝えていました。何も漏れがないことを確認し、プロジェクトを適切に割り当てて完了までやり遂げるためには、よりよいプロセスが本当に必要でした。あらゆるイベント、タスク、リクエスト、アセットを整理するためにSmartsheetを利用したいと考えました」（Cook氏）

WorkAppsを使用すると、チームはページ、シート、ダッシュボードを件名ごとにグループ化できます。「これは私たちにとって完全に状況を変えるものでした」とCook氏は語っています。リクエストが割り当てられ、チームがアクションを起こしたい場合は、Smartsheet内のプロジェクトシートを通じて全てを追跡できます。

Cook氏にとって、WorkAppsの重要な点の1つは、全てを1つのウィンドウ内に保持し、直接編集できることです。「以前は、全てのプロジェクトを1カ所で確認できず、ソースシートに移動して編集する必要があり、プロジェクトのステータスを更新するまでに多くの手順が追加されました。WorkAppsでは、ページのセットが左側に保持されるだけです。1つをクリックすると同じウィンドウが開き、シート全体を1カ所で編集、変更、表示できます。ずっと早いですよ」（Cook氏）

マーケティングの取り込みとリクエストのプロセスが合理化されたおかげで、マーケティングチームはリクエストの処理効率も向上しました。リクエストは、必要な出力の種類に基づいて適切な担当者に自動的に割り当てられ、フォームに記入された情報は、チームが対応するマーケティングシートに直接入力されます。「これらの自動化が設定されているので、私たちの日常業務はとても楽になりました」（Cook氏）

最後に、プロジェクトが完了すると、最終的なアセットがSmartsheetからBrandfolderに直接アップロードされます。「Smartsheetの添付ファイル内で、その添付ファイルからBrandfolderにアップロードするというオプションを選択するだけで、どのコレクションに入れるか、付けたいタグを選択でき、すぐにBrandfolderに移動できます。つまり、非常にシームレスな統合ということになります」（Cook氏）

Homecare Homebaseは、新しい自動化されたワークフロー、ダッシュボード、ビューにより、チームにさらなる透明性、所有権、生産性をもたらしました。

「Smartsheetは、当社のマーケティングチームがリクエストの漏れをなくし、他の部門に迅速かつ細心の注意を払って価値を提供するのに非常に役立ち、最終的には介護者とその患者に利益をもたらします」とCook氏は結論付けています。

出典：Brandfolder