RPAの実装を成功させるのは簡単ではありません。実装にはいくつかの要因を考慮する必要があります。

• • RPAの価値を経営層に納得させる：トップマネジメントが価値と潜在的な投資収益率を理解していることを確認する必要があります。経営層のサポートを得るには、プロセスを実装し管理するストラクチャーを確立することも必要です。
  • RPAの価値を従業員に納得させ、ソフトウェアが仕事を奪わないことを理解させる：「大規模な導入を成功させるには、従業員の心をつかみ、一緒にRPAを開発する必要があります」とKofaxのHuff氏は言います。「RPAは仕事を奪うのではなくサポートしてくれる存在だと理解してもらいましょう」
  • RPAソフトウェアがもたらす変化の説明と管理に積極的に取り組む：RPAは従業員の仕事に影響を与えます。多くの場合はより良い方法で、場合によっては他の方法でも影響を及ぼします。従業員がどのように影響を受けるかを理解し、RPAプロセス全体を通じてそれを早期に、かつ頻繁に伝えるようにしてください。
    最大の課題は、「ロボットに仕事を奪われた、という意識です」とSmartbridgeのNileshwar氏は言います。「業務内容の転換は個人に影響を与えます。タスクのプロセスを自動化することで得られた時間を活用して、キャパオーバーで以前はできなかった、より価値のある業務に取り組めるようになるよう、上手にマネージメントすることが重要です」
  • 期待値をコントロールする：RPAを適切に機能させることは、特に大規模な場合は複雑になり、課題も出てきます。そのため、企業のリーダーは実装のタイムラインと、RPAの効果は徐々に大きくなるものだという現実を、確実に理解しておくことが重要です。
  • 焦点を絞り、大きな効果を目指す：実装開始にあたり、RPAが迅速かつ好ましい効果を生む可能性のあるプロセスを特定しておきます。大量のプロセスであり、過度に複雑ではなく、より迅速に実行すればビジネス価値を向上させることができ、人間の作業がミスを起こしやすい — そういったプロセスが望ましいと言えます。
  • IT部門を巻き込む：RPAはITシステムとは別に機能するため、技術以外の部門の従業員が多くのソリューションを購入して実装できるようになります。ですが、積極的に進めようというマインドにはなりにくいでしょう。RPAを検討し、購入して実装するプロセス全体を通じて、IT部門にサポートしてもらう必要があります。彼らにはその能力があり、今後も間違いなく彼らの助けが必要になるでしょう。
  • RPAツールは慎重に選択してテストする：ツールが旧式ではないか、使用が難しすぎないか、目的のプロセスでしっかり機能するか、を確認します。データに対して繰り返しテストを実行し、結果を分析しましょう。
    
    「プロセスを自動化するときは、プロセスの各ステップを計画することをお勧めします」とIntelliChiefのAnderson氏は言います。「全てがうまくいったときにプロセスがどのように機能するか、だけではありません。ワークフローを遅くする可能性のある固有の例外についても、時間をかけて検討する必要があります。これらの例外を事前に織り込んでおくと、RPAシステムでより多くの作業を処理し、従業員の手動タスクをより少なくすることができます」
    
    彼はまた、企業のリーダーは、システムが簡単に、例えば1日で稼働できることを約束するようなRPAプロバイダは疑うべき、と述べています。「プロジェクトを成功させるには、多くの評価と長期計画が必要です」とAnderson氏は言います。「徹底的な課題の発見こそ、企業とRPAプロバイダの両方が、各プロセスがどのように機能し、企業が何を達成しようとしているのかを理解するのに役立つのです」
  • RPAの設計に注意を払う：企業は、RPAボットがどのように機能するように設計されているか、および2つ以上のボットがデータに対してどのように連携するかに注意を払う必要があります。実装リーダーは、RPAが変更されたプロセスが他の接線方向のビジネスプロセスにどのように影響するかも理解しておかないとなりません。
    

     

    Anderson氏によると、企業は日常業務にあたるユーザーを最初からプロセスに関与させることに留意する必要があります。「あらゆる企業は物事をそれぞれのやり方で行っています。大抵の場合、それぞれの企業にはそれぞれの理由があるものです」と彼は言います。「こういった理由やプロセスの実際のステップは、明文化されていない場合があります。従業員が持つ単なる「部族の知識」なのです。自動化に取り組む前に、こういった全ての情報も考慮に入れておく必要があります」

• • ボットを拡大しない：RPAは、企業がこれまでアクセスできなかった方法によるデータ収集に役立ちます。機械学習その他の手法でそのデータを深く掘り下げたい、という誘惑には注意してください。適切な計画なしにこれらのサイドプロジェクトを遂行すると、解決するよりも多くの問題が発生する可能性があります。
  • コマンド＆コントロール：RPAがどのように機能しているかを監視し、問題が発生したときに即座にアラートを提供するシステムを実装しましょう。
  • ボットストアを活用する：高度に標準化されたプロセスのプラグアンドプレイ型ツールなど、RPAボットベンダーからさまざまなツールを購入することで、RPAの実装を容易にすることができます。
  • RPAが他の部門にどのように影響するかを理解する：RPAによって引き起こされるビジネスプロセスの変更は、他のプロセスや他の部門に影響を与える可能性があります。RPAの計画について、各部門とのコミュニケーションに努めてください。
  • RPAを開発ライフサイクルの一部にする：RPAを、単に構築後にシステムまたはプロセスに追加するものとして考えてはなりません。企業のリーダーは、全てのビジネスプロセスと情報技術システムを構築および開発する際に、RPAの可能性を検討する必要があります。
  • RPAが顧客のプロセスをどのように変えることができるかを考慮する：RPAは、企業とその従業員にとって時間の節約と効率化を実現するだけではありません。例えばチャットボットが企業の電話担当者を待つことなくオンラインで顧客にすばやく簡単な回答を提供するなど、顧客が企業とやり取りする方法も、良くも悪くも変える可能性があります。