【動画あり・Excelお悩みあるあるクエスト】Smartsheetで共同作業管理を効率化するツボ5選

業務タスクやプロジェクトの管理に、Excelなどの表計算ツールを使っている方は多いと思います。

・プロジェクトの進捗状況が分からない！
・進捗管理と顧客連絡が二重に煩雑！
・関連部署が今何をしてるのか、全然見えない！
・部門をまたぐ共同作業管理がカオス！
・タイムリーに経営判断できない！

など、困りごとを抱えてはいませんか？

進化するDXのビジネス環境では、どうしても表計算ツールでは限界があります。豊富な受賞歴を誇る共同作業管理のリーディングソリューション、SmartsheetでExcelの限界を突破！　よくあるお悩みを解決していきましょう。

SmartsheetはFortune 500企業の80%以上が導入済み、30日間無料でお試しいただけます。このブログでは、共同作業管理のよくあるお悩みポイントを5つ、懐かしのゲーム風動画とセットで紹介します。

【よくある困りごとレベル１：プロジェクトの進捗状況が分からない！】

Smartsheetでの解決策：「ガントビュー」でリアルタイムの状況をいつでも共有

今やっているプロジェクトがどこまですすんでいるのか、まるで見当がつかなくなったことはありませんか？

Smartsheetでは、共有しているシートの表示方法を切り替えられます。ガントビューでは、プロジェクトのスケジュール、進捗状況、詳細情報をリアルタイムで一発確認できます。

ガントビューは、マーケティングキャンペーンからソフトウェアの導入まであらゆるプロジェクトで使用でき、プロジェクトの最初期から完遂までを俯瞰した全体のロードマップを示し、タスク・スケジュール・リソースを一元的に管理できます。

プロジェクト進行中にガントビューを活用することで、関係メンバーがお互いの作業の進捗を追跡することができます。関連部署の作業の遅れを見越して、同じリソースが必要になる別の作業を先に進めておく、といったコラボレーションも容易になります。

【よくある困りごとレベル２：進捗管理と顧客連絡が二重に煩雑！】

Smartsheetでの解決策：「フォーム」で必要な情報をリアルタイムで入手・管理

プロジェクトの管理とクライアントとの煩雑なやり取り、ダブルで大変ですよね。クライアントからもらったデータや書類の保存場所を忘れてしまったり、納品サンプルにOKをもらえていたかさえ分からなくなってしまったことはありませんか？

Smartsheetでは、フォーム機能を活用して必要な情報を取引先からもリアルタイムで作業管理シートに一発収集できます。やり取りの履歴を各タスクごとにシートに集約でき、煩雑さを軽減できます。

必要な情報をいつでも、どこからでも、誰からでも収集し、作業管理シートに自動的に反映できるSmartsheetフォーム。現場データの収集、リクエスト管理、イベント登録者の管理、カスタマーフィードバックの収集・管理などに最適です。

【よくある困りごとレベル３：関連部署が今何をしてるのか、全然見えない！】

Smartsheetでの解決策：「ダッシュボード」で一発見える化、共有も簡単

会社はしょせんタテ割り、関連部署が何をどこまで進めているか、状況が分からずお困りではないですか？

おたがいのことなど見えないのが当たり前、というのは古すぎます。Smartsheetのダッシュボード機能では、関連部署のタスクやプロジェクトの状況を瞬時に更新・可視化できます。ライブデータ、グラフ、主要な指標を簡単にカスタマイズ表示できる使いやすいウィジェットで、関係メンバーが業務の状況をリアルタイムで把握でき、チームが必要とする情報とリソースを1カ所に集中できます。

作業管理シートのコメント機能で、部署間のコミュニケーションも円滑になります。Smartsheetで脱・サイロ！

【よくある困りごとレベル４：部門をまたぐ共同作業管理がカオス！】

Smartsheetでの解決策：抜群の使いやすさと現場ツールの同期で管理を効率化

各部門がバラバラなツールを使っていると、現場も管理担当者もお互いに入力の手間ばかり増えたり・・・・。関係する部門が多くなると、勢いカオスもどんどん大きくなるものです。

Smartsheetはスプレッドシート形式の扱いやすいUIで、部署やスキルを問わずどなたでも簡単に使い始められます。プロジェクトに必要なデータやドキュメントを一元管理し、各担当者が必要な情報にすばやくアクセスできるようにすることで、情報共有の負荷を軽減できます。Salesforce、Jira、ServiceNow、Microsoft Dynamics 365など各部門で使っているツールとも同期できるため、リアルタイムの共同作業管理が整います。

【よくある困りごとレベル５：タイムリーな経営判断につなげられない！】

Smartsheetでの解決策：経営システムとの統合で自信を持って決断

プロジェクトを頑張るだけで、効果的な経営判断につなげられなければ、努力も無駄になってしまいます。

Smartsheetは経営システムと統合して、現場プロジェクトの進捗や各部署のタスク状況、予算状況など、ダッシュボード上で全体を可視化できます。人的ミスのない統合データを経営陣にリアルタイム提供し、タイムリーな経営判断をサポートします。各部署が入力したデータを統合してプロジェクト全体の状況を見える化し、経営陣が戦略計画と戦術の実行をマッチさせられるようになります。

いかがでしょうか？　ひとつでも思い当たったら、Smartsheetの無料トライアルをお申し込みください！