プロジェクト管理の5つの新ルール
フレキシブルな勤務形態は今後も継続されるでしょう。マイクロソフトの調査によると、70％以上の社員がリモートワークのオプションの継続を望んでおり、約３分の２の社員が同僚と直接会う時間を望んでいるとのことです。その妥協案がハイブリッドワークで、ある日はオフィスに来て、他の日は自宅で仕事をするというものです。
GartnerのシニアリサーチディレクターであるRanjit Atwal氏はハイブリッドワー クを 「仕事の未来」と呼んでいます。Gartnerは2022年までに世界の労働者の31％がリモートワークやハイブリッドワークで働き、米国は53％が分散型となり、このトレンドをリードすると予測しています。
プロジェクトマネージャーや、事実上のプロジェクトマネージャーといえる立場にいる人々は、分断を解消し、ハイブリッドチームを率いる必要があります。その解決策は、プロジェクト管理の5つの新しいルールに対応する適切なツールを見つけることです。
1. 業務遂行に不可欠な信頼できる唯一の情報源
プロジェクトをまとめるための革新的なツールには事欠きませんが、問題はその多くがサイロ化していて、ハイブリッドチームの連携に不利になっていることです。意思決定や収益追跡などのタスクには、単一の真実のソースを提供する集中ハブを持つことが不可欠です。Harvard Business Reviewの調査によると、ポートフォリオの計画と管理について全体像を把握している経営者は全体のわずか5%にすぎません。
例えば、 University of the Western Cape in South Africaのチームは、これまで独立したユニットとして活動していました。ICTディレクターのRaymond Crown氏が加わったとき、彼は、調達要求に伴う支払遅延を回避するために、単一の集中型システムを構築することで明確化を図りたいと考えました。
Crown氏は、書類、署名、支払い処理を追跡するためにSmartsheetを選択しました。この新たなシステムは、スタッフがリモートワークに移行した際、ペナルティを回避するのに役立ち、非常に重要なものとなりました。支払いが遅れた場合、Crown氏は自動アラートで部門予算を調整し、アカウンタビリティーを向上させました。
2. 仕事の柔軟性がもたらす非同期通信の実現
ハイブリッドワーカーには、いつでも、どこでも、どんなデバイスからでも仕事ができる能力が必要であり、そのためには非同期通信が必要です。クラウドベースのツールは、分散したチームの共同作業やコラボレーションを支援するために不可欠です。一元化されたポータルで文脈に沿った情報を共有することで、全員が同期し、前進し続けることができます。
たとえば、オーストラリアの Fox Sportsでは、Smartsheet ダッシュボードを使用してライブ中継を実行しています。更新情報はモバイルデバイスからアクセスできるため、チームメンバーは常に最新の情報を入手できます。以前、チームは印刷物に頼っていましたが、これは簡単に古くなってしまいます。Smartsheetを使用すると、スタッフが現場にいなくても次のステップを確認できます。
「モバイルのSmartsheetは非常に便利です」と、Fox Sportsの外部放送マネージャー、Steve Barnes氏は言います。「今週の土曜日、私は仕事をしていないかもしれませんが、その日は15 件の外部放送があります。Smartsheetをチェックすれば、放送時間、放送中であること、グラフィックが機能していること、すべてが順調であることをすぐに確認できます。だから、食料品の買い出しやその他の作業を続けることができるんです」。
3. リソース管理は競争上の優位性をもたらす
分散したチームは分散したリソースを生み出し、プロジェクトマネージャーはキャパシティと利用率をリアルタイムに把握する必要があります。HBRの調査では、52％のエグゼクティブが、ワークフロー管理とインテリジェントな自動化およびコラボレーションを組み合わせた単一のプラットフォームが、リソースのより良い管理の鍵であると回答しています。しかし、リソース管理の透明性に満足しているのは、わずか11%です。
最も重要なリソースの1つは人材です。YouTube、Snapchat、IGTVで40のオリジナルシリーズを公開しているスポーツ放送会社、Overtimeは最近、SmartsheetのResource Managementを導入し、給与計算とリソース計画のためにスタッフの時間を追跡しています。以前、Overtimeのシニア プロダクションマネージャーであるTanya Cuadra氏は、スプレッドシートを使用して番組ごとに従業員の時間を集計していましたが、このシステムには欠陥があり、しばしばミスが発生していました。
Resource Management by Smartsheetを使用すると、Cuadra氏は勤務日を入力し、その数字をカレンダーに取り込んで、個々の給与額や番組ごとの給与コストを表示することができます。リソースデータは、シリーズの更新、スタッフの配置、雇用に関する意思決定の指針として役立ちます。
4. 計画は、仕事と結果に結びつけなければならない
成果を測定することは、戦略的計画の一部です。組織は、ダイナミックなワークフローの計画と実行から、企業戦略との整合性の測定まで、点と点を結ぶ方法を必要としています。可視化されたレポーティングは、意思決定に影響を与えるリアルタイムの洞察を提供し、チームを正しい方向へ導くことができます。
例えば、The University of Utah Healthは、6つの州の住民に患者ケアを提供しています。人事とプロジェクト管理を担当するCulture and System Integrityという組織の従業員は、最近 Smartsheetを導入し、従業員のトレーニングと保持を強化して、患者の体験向上に成功しました。
以前、このチームはコラボレーションを実現できないスプレッドシートベースのツールを使用していました。プロセスを自動化するSmartsheetに移行することで、チームは効率を約30% 向上させることができました。「Smartsheetのおかげで、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの追跡よりも、プロジェクトでの作業に時間を費やすことができます」と、プロジェクト管理を率いるIscha Jensen氏は述べています。
5. つながりと文脈が鍵
目に見える一元的なプラットフォームは、全員が同じページを見るだけでなく、プロジェクトの履歴を記録し、すべてのタスクの文脈を提供する記録システムを作成します。プロジェクトのダッシュボードには、業務に関連するすべての決定事項、会話、ファイル、日付、連絡先が含まれている必要があります。完全な情報が手元にあれば、チームは更新や参照を追いかけることなく、より適切な意思決定を行うことができます。
例えば、ピザチェーン店Domino’sの社内コミュニケーションチームは、本社チームやフランチャイズ向けのニュースレター、重大発表のための1回限りのメールなど、いくつかのコミュニケーションキャンペーンを管理しています。以前は、従業員がメッセージを共有するために別々の通信を送信していたため、繰り返しが発生し、読了率はわずか4％という低いものでした。
そこで、チームはSmartsheetを導入し、さまざまなソースから情報を収集するための一元的なプラットフォームを構築しました。コンテンツカレンダーを使用して、コミュニケーションチームはニュースレターのトピックや単独のお知らせを入力し、数カ月前から計画することができます。新しいトピックが追加されると、チームは特定の日付が混雑しすぎていないかどうかを判断できます。その場合、コンテンツ所有者と協力して、発表のスケジュールを変更することができます。メッセージを効率化し、より良い戦略的計画を実施することで、既読率は100％に達しました。
未来のワークプレイスはフレキシブルなものです。しかし、テクノロジーはその解決策を提供し、チームメンバーがどこにいてもつながり、組織の戦略的プランニングと実行をサポートすることができます。チームの連携を維持するためのツールは、企業が新しい働き方を実現するために役立ちます。
アダプティブプロジェクトとポートフォリオ管理についてもっと知りたいですか？GartnerのMarket Guide for Adaptive Project Management and Reportingをダウンロードしてください。
この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。