従来のプロジェクト管理からアダプティブPPMに移行する3つの理由

パンデミックのような世界的な出来事であれ、革新的な新しいアイデアや技術であれ、混乱はますます一般的になり、企業は迅速にピボットするか、市場で無意味な存在となるリスクを余儀なくされています。変化が常に迫っている可能性があるため、企業がどのようにプロジェクトを管理するかは、その企業のレジリエンスを示す重要な指標となります。

プロジェクト管理ツールは数多くありますが、効果的な運用と意思決定には、企業全体の連携が重要です。Gartnerの最近のレポートによると、従来のツールを拒否して、新しい適応的な手法を採用するプロジェクト管理オフィス (PMO) が増えているそうです。

プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）は、今日のプロジェクトマネージャーとチームが必要とする俊敏性と透明性をサポートするために、自動化に重点を置いています。アダプティブPPMツールは、集中管理されたプラットフォーム上でリアルタイムのダッシュボード表示を行い、プロジェクトの優先順位付けとレポート作成のためのより良い方法を生み出します。

Gartnerは、2024年までにPMOの半数が、デジタルビジネスの進化の一環として、アダプティブPPM手法を採用すると予測しています。ここでは、あなたが同じことをしたいと思うかもしれない3つの理由を紹介します。

誰もがプロジェクトを管理しているが、誰もがプロジェクトマネージャーとして訓練されているわけではない

プロジェクト作業を完了することと、プロジェクトを管理することは同じではありません。これらは2つの異なるスキルセットですが、管理者と従業員はその両方に精通している必要があります。しかし、管理者と従業員はその両方に精通している必要があります。ワークフローを常に把握するために、アダプティブPMツールは自動化を活用し、超集中型の監督の必要性を排除することが可能です。

Harvard Business Review (HBR) が行った『The Future of Work』の調査によると、世界の経営者の52%が、ワークフロー管理とインテリジェントオートメーションおよびコラボレーションを組み合わせた単一のプラットフォームが、業務を調整する最善の方法であると考えています。作業を自動的に次のステップに進めることで、チームはプロジェクトを企画、実行、レビューの各フェーズに進めることができ、不注意な見落としによるステップの抜け落ちのリスクを排除することができます。自動報告機能を備えた一元化されたダッシュボードは、可視性と透明性によって説明責任を果たし、従業員の自己管理を向上させます。

また、直感的に操作できるアダプティブツールは、従業員がプラットフォームを使いこなすまでの間、学習の進捗を遅らせる原因となる学習曲線も排除します。わかりやすいツールは、イノベーションを促進し、従業員の創造的な問題解決能力を発揮させ、無理のないカスタマイズを可能にします。従業員や管理者は、ITヘルプデスクのチケットを登録することなく、必要なソリューションを作成することができます。

変化する顧客ニーズに対応するためには、柔軟性が重要

顧客のニーズが変化するにつれ、企業はコラボレーションとピボットを行う必要があります。数年前に導入されたスプレッドシートや電子メールなどの古いワークフロー管理方法では、企業のニーズの変化を十分にサポートすることはできません。これらのツールは、バラバラで使いにくいだけでなく、使い勝手も悪く、拡張性もありません。HBRの調査では、世界のエグゼクティブの70％が、使用しているツール、アプリケーション、プラットフォームは、インテリジェントテクノロジーを含む未来に対して適切ではないと回答しています。

通常、SaaS（Software as a Service）経由で展開される、適応性の高い PM およびレポート技術を提供するアジャイルなクラウドベースツールを統合することは、組織にとって今や優先事項となっています。例えば、プロジェクトの可視化、管理、実行に必要なものをチームが構築できるカスタマイズ可能なインターフェイスなど、プロジェクトを定義し管理するための柔軟な方法を求めています。これは、オンボーディングに役立つだけでなく、従業員が不慣れな新しいツールに適応するために時間を失うことなく、自分たちのワークスタイルや好みにツールを適合させることができます。

また、プラットフォームは、ウィジェットを追加したり、補完的な機能を統合して、現在のニーズに対応するためのピボット機能を提供する必要があります。柔軟なソリューションにより、チームは変化する顧客の要求に適応し、あらゆるプロジェクトの性質と規模に合わせて進化することができます。

計画はダイナミックでなければならない – そして、実際の仕事と結びついていなければならない

戦略的な計画と実行には、リアルタイムの可視性が必要です。HBRの調査によると、主要な計画や期限に対する会社の進捗状況を動的に把握できるシステムを導入している経営者は、わずか32%でした。問題の一つは、古いツールがしばしばサイロの中に存在し、作業の重複や機会損失を引き起こしていることです。

アダプティブPPMプラットフォームは、サイロを取り除き、ダイナミックなシングルソースの真実を提供し、意思決定の改善を促進することができます。目に見えるダッシュボードは、明確に定義された戦略や望ましいビジネス成果に向かってチームを動かし、目標を実行計画につなげます。

また、一元化されたハブは、透明性の高いコミュニケーション、コラボレーション、データ共有によってチームの足並みをそろえ、市場の混乱や新しい優先事項によって戦略の転換や進化が必要な場合に不可欠となります。ClearCompanyの調査では、従業員と経営幹部の97%がチーム内の連携不足がタスクやプロジェクトの結果に影響すると考えており、従業員と経営幹部の86%が職場の失敗の原因としてコラボレーション不足または非効率的なコミュニケーションを挙げています。

アダプティブPPMの手法を採用する動きは、組織を変革する力を持っています。アダプティブツールは、生産性の向上、戦略的プランニングと実行の改善、同じプレイブックに基づいた作業の継続を支援します。リアルタイムの可視化により、組織は未来に備えることができるのです。

アダプティブプロジェクト＆ポートフォリオ管理についてもっと知りたいですか？Gartnerの「Market Guide for Adaptive Project Management and Reporting」をダウンロードしてください。

この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。