Smartsheet のアイテム (シート、レポート、またはダッシュボード) を共有したり、チーム メンバーからの共有リクエストを許可したりすることで、ほかのメンバーとの共同作業が可能になります。

適切な共有方法は、共有するアイテムの数や共有する人数によって異なります。

• 少数のメンバーにアイテムを 1 つずつ共有する場合は、この記事の共有の手順を参照してください (ワークスペース内のアイテムの有については、本記事の「ワークスペース内のアイテムの共有」セクションをご覧ください)。
• ユーザーのグループにアイテムを 1 つ以上共有する場合は、ワークスペースを利用します。 この共有方法の詳細は、「ワークスペースの作成と削除」および「ワークスペースの共有」をご覧ください。

アイテムを共有した後のベストプラクティスは、こちらをご覧ください: 共有によって可能になることについては「複数の共同作業者との作業」をご覧ください。

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権限レベルと共有の概要

共有されたユーザーがアイテムにアクセスするには、Smartsheet にログインする必要があります。 ユーザーのアクセス レベルをコントロールするには、そのユーザーの共有権限レベルを、「閲覧者」、「コメント者」、「編集者」、または「管理者」に設定します。 アイテムの共有の解除や共同作業者の権限レベルの変更はいつでも行うことができます。Smartsheet の共有権限に関する詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。

レポートの共有: 元のシートの共有も必要

自分のレポートと、同じレポートが共有された別のユーザーのレポートの内容が異なる場合、つまり情報が抜けている、または空欄があるといった場合は、そのユーザーに元のシートをすべて共有していない可能性があります。

セキュリティ上の理由により、レポートでは、自分が共有されていないシートの情報を閲覧することはできません。 たとえば、3 つのシートに基づいてレポートを作成し、そのうちの 1 つのシートにしか共有権限を持たないユーザーにこのレポートを共有したとします。 このユーザーがレポートを開くと、共有されているシートから抽出された行のみが表示されます。 いずれのシートも共有されていない場合、レポートは空白になります。

• レポートの参照元となっているシートにアクセスできないユーザーにそのレポートを共有したい場合は、そのレポートを公開し、そのページへのリンクを共有します。 公開についての詳細は、「シート、レポート、またはダッシュボードの公開」をご覧ください。
• レポートをウィジェットとしてダッシュボードに挿入することもできます。 レポート ウィジェットに関する詳細は、「Smartsheet ダッシュボードで使用できるウィジェットのタイプ」をご覧ください。

システム管理者とグループ管理者の共有管理

システム管理者は、アカウント内のライセンス ユーザーが所有するアイテムの共有からユーザーを削除することが可能です。 詳細については、「すべてのシートの共有から共同作業者を削除」を参照してください。

グループ管理者は、グループからメンバーを削除して、そのグループに共有されているすべてのアイテムを該当するメンバーが使用できないようにすることも可能です。 詳細は、Smartsheet 連絡先グループの管理と使用に関する記事をご覧ください。

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Smartsheet アイテムの共有

「所有者」、「管理者」、および「編集者 (共有可)」権限レベルを持つユーザーは、Smartsheet のアイテムを共有できます。

アイテムがワークスペース内にある場合、アイテムごとに、またはワークスペース全体を共有できます。 詳細については、本記事の「ワークスペース内のアイテムの共有」セクションを参照してください。

1. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。 [共有] ボタンが表示されない場合は、画面右上のドロップダウン矢印をクリックします。
   
   

2. [共有] ウィンドウが開きます。
   そのアイテムがまだ共有されていない場合、[招待の詳細] が表示されます。 [招待の詳細] を使用して、招待メールを有効化または無効化し、カスタム メッセージの下書きを作成します。
   共有されているユーザーがいる場合は、その共同作業者の一覧が自動的に表示されます。 ([招待の詳細] が表示されていない場合は、クリックして表示できます)
   ヒント: シートを共有された共同作業者は安全なシート リンクからシートを直接開くことができます。また、リンクをブックマーク登録しておくと、アイテムに簡単にアクセスできるようになります。 リンクをクリックすると、シートにアクセスするため (まだログインしていない場合) Smartsheet へのログインを求められます。

3. 画面上部の [共同作業者の招待] ボックスに、アイテムを共有したい人や<グループのメール アドレスを入力します。 複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。
4. 権限レベルを選択します。共有権限レベルごとに実行できる機能の詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。
5. [共有] をクリックします。

[ユーザーに通知] チェックボックスがオンになっている場合は、アイテムがその共同作業者に共有されるとともに、共有通知メールがその共同作業者に送信されます。 [共有] ウィンドウが更新され、その共同作業者が共有先に追加されたことを確認できます。

共同作業者が間違いなく同じビューにて、また同じフィルター適用にてアイテムを閲覧するようにするには、お使いのブラウザーのアドレス バーに表示されている URL を送信します (ビューに関する詳細情報はこちら)。

その他の共有オプション

Smartsheet アイテムを直接共有することなく、共同作業を実施したり、データを共有したりしたい場合は、以下のオプションのいずれかを実行します。

• 公開: Smartsheet アカウントを持たないユーザーに Smartsheet アイテムを共有したい場合は、そのユーザーに公開用リンクを送信します。 公開される Smartsheet アイテムは動的なため、データは常に最新の状態で表示されます。 公開に関する詳細は、「シート、レポート、またはダッシュボードの公開」をご覧ください。
• 添付ファイルとして送信: データが更新されない Excel や PDF ファイルとしてSmartsheet アイテムを共有したい場合は、「添付ファイルとして送信」機能を使用して添付ファイルとして先方に送ります。 また、特定の行データだけを電子メールで送信することも可能です。これは、大きなシートの中の特定のタスクや一部の行についての情報だけがそのユーザーに必要な場合に便利です。 詳しくは、「シートの情報を電子メールで共有」をご覧ください。
• フォームを使用: 人々から情報を収集する場合は、フォームを使用します。 フォームを使用することで、人々にシートを直接共有することなく、それぞれのフォームの入力内容に基づいて、その内容を新しい行としてシートに追加することができます。 詳しくは、「フォームを使用して情報を収集する」をご覧ください。
• 自動化されたワークフローを使用: シートの変更を自動的に通知するための特定のデータの共有、期日のリマインダーの送信、または更新や承認の自動リクエストの送信をするには、自動化されたワークフローを使用します。 自動化されたワークフローの詳細は、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

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ワークスペース内のアイテムの共有

ワークスペース内にシート、レポート、またはダッシュボードがある場合、ワークスペースへのアクセス権を持つメンバー全員がそのアイテムにアクセスできます。 またワークスペース内にアイテムがある場合でも、該当のアイテムをアイテム レベルで共有することにより、ワークスペースへのアクセス権を持たないメンバーにもアイテムを共有することができます。

アイテムを共有するには、そのアイテムに対して所有者、管理者、または編集者 (共有可) 権限レベルが付与されている必要があります。 同様にワークスペースを共有する場合も、実行には所有者、管理者、または編集者 (共有可) の権限レベルが必要です。

注: 所有者と管理者のみが、ダッシュボードを共有できます。

以下に、ワークスペース内にあるアイテムへのアクセスをほかのユーザーに許可する方法を紹介します。

1. 共有するアイテムが配置されているワークスペースを参照します。
2. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。
3. [共同作業者の招待] ボックスをクリックし、連絡先を入力または選択します。
   ウィンドウ下部に、「この “シート/レポート/ダッシュボード” はワークスペース内にあります」というメッセージが表示されます。 ワークスペースへのアクセス権がある場合は、ワークスペースの名前も表示されます。
4. アイテムのみを共有するには、[共有] をクリックします。 ワークスペースを共有するには、[ワークスペースの共有] をクリックします。

アイテムやワークスペースが共有されると、[共有] ウィンドウの [共同作業者] セクションには、権限レベルの隣に 「ワークスペース経由でシート/レポート/ダッシュボードを共有」アイコンや「シート/レポート/ダッシュボードのみ共有」アイコンが表示されます。 これらのアイコンにより、各共同作業者にどのようにアイテムが共有されているかがわかります。

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既定の共有ビューの適用

シートの所有者または管理者レベルの共有権限を持つユーザーは、既定のビューおよびフィルターを適用して、シートを共有されているユーザーの画面に意図するシートを表示させることができます。 たとえば、既定のビューを適用して、新しい共同作業者がシートを開くと、フィルター適用済みのカード ビューが直接開き、優先度の高いタスクのみが表示されるように設定できます。

フィルターを作成し保存してから、既定のフィルターを設定します。フィルター作成に関する詳細情報は、「フィルターを使用してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。

シートに既定のビューを設定する方法

1. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。
2. [共同作業者] を選択して現在シートを共有されている Smartsheet ユーザーの一覧を表示します。
3. [既定のビュー] の右の [編集] を選択します。 [既定のビュー] ウィンドウが表示されます。
4. [ビュー] を、[グリッド ビュー]、[カード ビュー]、[ガント ビュー]、または [カレンダー ビュー] から選択します。 既定のフィルターおよび特定の [カード ビュー] のレーンを選択することもできます。
   
   注: 共有フィルターを作成し保存してから、既定のフィルターを設定します。フィルター作成に関する詳細情報は、「フィルターを使用してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。
   
5. 保存をクリックします。

共同作業者が間違いなく同じビューにて、また同じフィルター適用にてアイテムを閲覧するようにするには、お使いのブラウザーのアドレス バーに表示されている URL を送信します。 (ビューに関する詳細情報はこちら)。
注: 既定のビュー設定はモバイル アプリには適用されません。 アプリからシートにアクセスするユーザーは、規定ではグリッド ビューになります。

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共同作業者の削除または権限レベルの変更

アイテム所有者と、アイテムへの管理者権限を持つ共同作業者は、ほかのユーザーを共有から外したり、その権限レベルを変更したりすることができます。 編集者でもアイテムの共有を行うことができますが、そのためには編集者にアイテムを共有するときにアイテムの共有権限を付与する必要があります。

1. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。
   
   [共有] ボタンが表示されない場合は、画面右上のドロップダウン矢印をクリックします。
   
2. [共有] ウィンドウで、削除または変更したいユーザー名の上にマウスオーバーしてその行を強調表示し、以下のどちらかを実行します:
   • 権限の変更: ドロップダウン リストから新しい権限レベルを選択します。 ほかの共同作業者に自分のレベルよりも上の権限レベルを設定することはできません (例: 編集者は別の編集者を管理者に設定することはできません)。
   • 共有から削除: 権限レベルの行の右端にある [X] をクリックします。
     
     これで、そのユーザーは対象のアイテムにアクセスできなくなります。 このときにそのユーザーが該当するアイテムを開いていた場合、そのアイテムを保存または更新しようとした時点でエラー メッセージが表示されます。
     
     注:  共同作業者の権限レベルの隣に「ワークスペース経由で共有」アイコンが表示されている場合、その共同作業者がワークスペース経由でアイテムにアクセスできることを意味します。[X] をクリックすると、その共同者業者のワークスペースへのアクセス権が削除されます。 ワークスペースの共有については、「ワークスペースの共有」をご覧ください。
     
     [共同作業者] セクションでは、権限レベルの隣に [ワークスペース経由で共有] アイコンや [X のみ共有] アイコンが表示されます。 これらのアイコンにより、各共同作業者にどのようにシートが共有されているかがわかります。

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所有者にアクセスをリクエスト

アイテムを開こうとすると、共有されていないためにそのアイテムを開けないことを通知する次のメッセージが表示されることがあります: 「アイテムは現在使用できません。アイテムが削除されたか、またはアイテムから権限が削除された可能性があります。」

以下は、このメッセージが表示される一般的な理由です。

• アイテムへのリンクは転送されていても、アイテムの共有先としてメール アドレスが追加されていない
• アイテムの共有先として追加されていないメール アドレスを使用して Smartsheet にログインしている
• アイテムの所有者または別の共同作業者により共有権限が削除された
• アイテムが削除されている

自分のメール アドレスに共有されていないシート、レポート、ダッシュボード、またはワークスペースにアクセスする必要がある場合は、[所有者にアクセスをリクエスト] をクリックします。 これにより、所有者がクリックできる共有権限レベルを選択できるリンクが記載された電子メールが所有者に送信されます。 アイテムまたはワークスペースの所有者がこのプロセスを完了すると、アイテムにアクセスできるようになります。