世界的な非営利団体であるOperation Smileは、1982年以来、包括的な医療を提供し、口唇裂手術を行っています。67か国に6,000人を超える医療ボランティアを擁するこの団体は、世界最大のボランティア主導の外科非営利団体の1つです。しかし、紙、スプレッドシート、メールに依存していたため、ボランティアとプログラムの広大なネットワークを管理すること、特に現場のスタッフのスケジュールと予算を追跡することは困難でした。

Operation SmileのIT担当副社長であるSean Riordan氏は、組織をデジタル変革の新しい時代に導くという任務を負っていました。組織はプロジェクト管理にmonday.comクラウドプラットフォームを使用していましたが、従業員がプロジェクトを深く掘り下げることができませんでした。グローバル計画と予算に関する膨大な量のデータは圧倒的で、プロジェクトごとに小さなカテゴリーに分割するには多くの手作業が必要でした。

Operation Smileは、monday.comに代わる主要なプロジェクト管理ツールとしてSmartsheetを導入することを決定しました。Smartsheetプロフェッショナルサービスチームが新しいツールの設計と構築を支援し、プロジェクトのタイムラインを1力月から数日に短縮しました。ソリューションが構築され、エンドユーザーがオンボードされてトレーニングを受けた結果、ユーザーがすぐに使用できるツールが完成しました。

Smartsheetを使用すると、Operation Smileはダイナミックビューや条件付き書式などの機能を使用して、特定のプログラム内のプロジェクトのステータスを追跡できるようになりました。自動化されたワークフローによって各プロジェクトの問題が監視され、適切な担当者に通知が自動的に送信されて対処できます。組織はまた、リーダーシップチーム向けにプログラムのステータスと計画されたアクティビティーをまとめるためにSmartsheetダッシュボードを使用しています。

Smartsheetを使用すると、Operation Smileは数分ごとに更新される統合されたほぼリアルタイムのデータを持つようになりました。これにより、組織は従業員とボランティアが現場で何をしているかについて、いつでも最新の情報を得ることができます。正確なデータがあれば、Operation Smileは手術やトレーニングプログラムにスタッフとボランティアをどのように活用するかをより適切に計画できます。

組織のITチームも、ローコードソリューションであるSmartsheetの恩恵を受け、ITで新しいDevOpsモデルを実現しています。これにより、ITチームは社内のリクエストに迅速に対応し、組織内のデジタル変革をサポートできるようになりました。Operation Smileは、プロジェクトとプログラムの管理をさらに効率化するために、Control Centerなどの追加のSmartsheet機能を実装する予定です。

出典：Smartsheet