Fox Corporationの一部門であるFOX Sportsは、スポーツ放送業界の大手企業で、週末だけで1億人以上の視聴者を獲得しています。同社のプロジェクト管理チームは、さまざまなスポーツイベントの放送インフラストラクチャーの設計と構築を担当しています。FOX Sportsでは、40を超えるアクティブなプロジェクトの複雑なロジスティクスを常時管理するために、動的なプロジェクト管理ツールであるSmartsheetを活用しています。

Smartsheetを導入する前、FOX Sportsは複数のツールを使用してプロジェクト情報を追跡していました。このプロセスは時間がかかるだけでなく、ライセンス料が高額なためコストもかかっていました。FOX Sportsのプロジェクト管理ディレクターであるJessica Nguyen氏は、最新のプロジェクト情報を得るためにメールの返信を待つなど、非効率性を実感していました。統一されたシステムがないため、スケジュール、予算、ステータス、未解決の問題やタスクなど、高レベルのプロジェクト情報の概要を把握することが困難でした。

FOX SportsにSmartsheetを紹介したのは、Nguyen氏の新しいシステム＆テクノロジーチーム上級副社長でした。Nguyen氏と彼女のチームは、SmartsheetのControl Centerでテンプレートを構築し、プロジェクトの作成と、範囲ドキュメント、スケジュール、予算、BOM予算、機器リスト、設計ログ、RAIDログ、ドキュメントセンターリンクなどのデータ管理を自動化しました。

FOX Sportsでは、資本計画にもSmartsheetを使用しています。これは、企業による会計年度ごとの新規プロジェクトの予算承認の年間プロセスです。組織では、社内クライアントがプロジェクトリクエストを追加できるようにSmartsheet Dynamic Viewを使用しています。また、Smartsheetは、ハードウェアインベントリーを追跡するためにServiceNowと統合され、物品購入の自動化のためにCoupaとも統合されています。

FOX SportsはSmartsheetを利用してプロジェクトデータを一元管理し、プロジェクトに費やされた全ての費用を簡単に追跡できるようになりました。これにより、予算をより正確に追跡できるようになり、コストを大幅に削減できました。また、Smartsheetでのワークフローの自動化により、社内の各部門とのやり取りに要する時間のかかる作業もなくなり、チームの効率が向上し、多くの時間を節約できるようになりました。

出典：Smartsheet